Feedback constructivo: 10 consejos sobre cómo reaccionar bien y construir equipos más fuertes

Entrevista de evaluación, feedback, estado 1:1, reunión 121… ¿Se te revuelve el estómago y se te ponen los pelos de punta cuando llega el momento? Por desgracia, muchos de nosotros hemos crecido en una cultura en la que la evaluación se ve como algo desagradable, algo que no se puede comentar y de lo que probablemente se derive un castigo. Piensa en el boletín de notas del colegio.

El camino hacia el éxito está empedrado de buenos comentarios

El feedback es un aspecto clave del crecimiento personal y profesional. Ayuda a identificar los puntos débiles y a potenciar los fuertes. Así se consiguen mejores resultados a nivel individual y de equipo. Un feedback bien formulado incluso genera confianza y afianza la comunicación.

Un feedback realmente funcional requiere cierta preparación. Así que no dudes en seguir leyendo para conocer 10 consejos de eficacia probada sobre cómo dar un feedback constructivo.

Consejo 1: Entender por qué dar feedback

Especialmente en las grandes empresas, las oportunidades de promoción, la formación, las primas y otras recompensas (no) económicas están vinculadas al resultado de la entrevista de evaluación, que a veces se considera erróneamente el principal objetivo del feedback.

Hay que ayudar

El verdadero propósito del feedback es revisar las actividades pasadas y aprender lecciones. El feedback constructivo de un supervisor ayuda a una persona a rendir mejor, lo que mejorará los resultados generales y, en última instancia, contribuirá a toda la empresa.

Durante la entrevista de evaluación, potencialmente:

• Identificarás lagunas en los procesos de tu empresa y las corregirás antes de que sea tarde
• Creerás un espacio seguro para nuevas ideas
• Esbozarás un plan para el desarrollo personal y profesional del empleado
• Reforzarás la relación entre jefe y subordinado

Consejo 2: Aprende cuándo es más eficaz dar feedback

Quien conozca la respuesta a la pregunta „¿Con qué frecuencia debo dar feedback?“ se encuentra con un laberinto dorado. Las posibilidades son altas, porque hay más de una respuesta correcta.

Dando feedback regularmente

Jindra Hraško Brousková, experta en RRHH, recomienda dar feedback cada semana. Según el coach y formador Zbyněk Rozbořil, una vez al mes es suficiente. Sin embargo, todos los expertos coinciden en que el feedback debe producirse al menos una vez cada trimestre.

Los nuevos miembros del equipo deben esperar comentarios más frecuentes. Al cabo de unas semanas o meses, podrán ir más despacio.

Sea cual sea la frecuencia que elige, comunica a los subordinados en qué frecuencia se encuentran.

No te demores con los comentarios

El feedback tiene mayor efecto cuanto menos tiempo haya transcurrido desde que sucedió la situación. La próxima vez que tu subordinado haga una presentación, acuda a una reunión o entregue un informe, asegúrate de hacerle un breve comentario, idealmente en cuanto estés en privado. Puedes volver sobre ello con más detalle más adelante, en la reunión programada.

Todas las generaciones escuchan reacciones instantáneas, pero los trabajadores más jóvenes aún más.

En Freelo, damos feedback sobre tareas específicas de forma inmediata, clara y transparente. Es visible para todos los implicados. La correcta transmisión del mensaje, incluido el tono de voz y las expresiones faciales, se ve facilitada por la función de grabación de voz y/o pantalla.

Inspiración de Freelo: Retrospectiva 1 a 1 👩🏻‍💻👩‍💼

Una vez al mes, cada marinero repasa el periodo pasado con su capitán. Lo llamamos „van- tu-van retro“. Además, tenemos una retrospectiva de equipo (trimestral) y un „Lighthouse“ (mensual) en las que desglosamos las novedades del producto y lo que está vivo en cubierta. Reflexionamos sobre lo que salió (bien y mal) y compartimos inspiración.

Consejo 3: Reserva tiempo suficiente para la retroalimentación

Reserva al menos 2 horas en tu calendario para una entrevista de revisión trimestral o anual. La entrevista en sí durará aproximadamente una hora. Deja otros 30 minutos de margen para que puedas completarlo todo con tranquilidad. En total, una hora y media. No programes más citas para la siguiente media hora para que te dé tiempo a asimilar todas las emociones. Sobre todo si esperas que la respuesta no vaya del todo bien.

Si utilizas una frecuencia de retroalimentación mensual o incluso semanal, probablemente podrás dedicar entre 30 y 45 minutos.

No interrumpas los comentarios programados

Tienes una agenda muy apretada, no cumples los plazos, ni siquiera has almorzado todavía y tu calendario está bloqueado por 2 horas para dar información a un subordinado. Te pica la mano para cancelarlo. Pero te resistes. Aunque no lo parezca, el feedback es una prioridad. Cancela las reuniones sólo por motivos muy serios, sobre todo si se trata de una revisión anual.

Abordando los temas de uno en uno

Intenta siempre dar tu opinión sobre un tema cada vez y no los combines. Así será más fácil interrumpir la reunión si es necesario y terminarla en otro momento.

Consejo 4: Prepara un esquema para recibir comentarios

En las conversaciones 1 a 1, ten especial cuidado de no ser molestado. La persona evaluada debe sentirse segura y, si es posible, cómoda.

Modelo de orden del día para una entrevista de evaluación

• Saluda al entrevistado.
• Dale tiempo al entrevistado para que se acomode.
• Intercambia algunas frases sobre un tema más ligero, como el tiempo o la comida, para aliviar la tensión.
• Pasemos a la evaluación real por tu parte.
• Da al evaluador la oportunidad de comentar su evaluación.
• Pide opiniones sobre tu colaboración, tu liderazgo y tu enfoque de gestión.
• Acorda los próximos pasos.
• Despídete y, si la situación lo permite, vuelve a animar el ambiente con una pequeña charla.

Qué preguntas hacer en la entrevista de evaluación del empleado

La formulación exacta de las preguntas dependerá de cada empleado, de su puesto y de su rendimiento. Para empezar, utiliza las siguientes plantillas:

• ¿Cómo evalúa sus resultados?
• ¿Qué le ayudaría a obtener mejores resultados?
• ¿Está satisfecho con los resultados, la carga de trabajo y el equipo?
• ¿En qué áreas quiere formarse?
• ¿Hasta donde quiere avanzar?

Consejo 5: Olvídate del método del bocadillo

El método del sándwich, en el que se esconden las críticas desagradables entre dos elogios como relleno para el pan, sigue siendo muy popular entre los directivos. Pero puede salir mal y ocurrir una de dos cosas.

1. El empleado se va con la impresión equivocada de que todo va bien.

¿Qué es lo que más recuerda la gente? El principio y el final. ¿Qué hay al principio y al final? Los elogios. Y la incomprensión de los comentarios.

2. El empleado se marcha aplastado innecesariamente.

El método ya es muy conocido, por lo que puede dar lugar a lo contrario que en el primer caso. El empleado espera críticas después de un comienzo positivo. Por lo tanto, no se centra en el elogio y lo percibe como poco sincero.

Consejo 6: Apuesta por el método OSCAR

El método OSCAR te lleva paso a paso a través de la retroalimentación.

O: Observación: Empieza describiendo la situación desde tu punto de vista. Utiliza la primera persona. Habla sólo de ti mismo. Nada de „Francesco dijo“ o „Todo el mundo se queja“.

„Noté que mirabas tu teléfono durante el día“.

S: Específico: No generalices. No digas frases como: „Siempre llegas tarde“. y „Todo es un problema“.

„Ayer miraste el móvil diez veces al día durante cinco minutos“.

C: Consecuencia: Habla de las consecuencias y de cómo afectan a los demás.

„Por eso no te diste cuenta de que te llamaban de recepción, porque el cliente llegó pronto a la cita.

A: Alternativa: Asegura otras formas de resolver las cosas.

„Podrías mirar el móvil fuera del trabajo o durante la comida“.

R: Resultado: ¿Cuáles son los resultados positivos del cambio de comportamiento? “

Te hará más consciente de lo que te rodea para que puedas actuar más a favor del cliente“.

A ver qué dice el empleado. A lo mejor tiene una relación a distancia y hay un gran desfase horario entre él y su media naranja. Podría ser útil retrasar su horario media hora para que pueda llamar a su novia. O tal vez tiene una aplicación genial en su teléfono que utiliza legítimamente para tareas laborales. O es adicto a TikTok. Quién sabe… En cualquier caso, sería genial que encontrarais juntos una solución.

Consejo 7: Permite el debate

Ya se ha dicho antes, pero preferimos repetirlo. Parte del éxito de una retroalimentación es la discusión. Permite que el subordinado comente tu crítica. Puede que descubras por qué ve la situación de forma diferente. Especialmente en equipos multiculturales, hay que tener especial cuidado en comprender la mentalidad de la otra persona.

¿Es la respuesta un regalo?

Seguro que te has encontrado alguna vez con esta afirmación. Pero, ¿la has entendido correctamente?

Esta metáfora quiere decir que la persona en cuestión da feedback con buenas intenciones y con el objetivo de ayudar a quien lo recibe. Y que es apropiado agradecer el feedback. Sin embargo, no quiere decir que haya que agradecer el feedback y no comentarlo de ninguna manera, como entendió uno de los directivos en la formación. Al contrario, lo que procede es un debate constructivo.

Feedback 360

En la mayoría de los casos, se supone que la retroalimentación tiene lugar entre cuatro ojos. La excepción es cuando un directivo o subordinado espera un proceso complicado y prefiere invitar a una tercera persona imparcial. Sin embargo, también existe el llamado feedback de 360°, en el que varias personas comentan al mismo tiempo sobre la persona evaluada.

¿Quién juzga?

4-8 personas

• Gente autoevaluada
• Supervisores,
• Subordinado,
• Colegas en el mismo puesto o similar dentro del equipo,
• Colaboración con compañeros de otros equipos,
• Clientes/usuarios/proveedores opcionales y otros.

¿Cuándo utilizarlo en lugar del clásico uno a uno?

• Cuando te plantees un ascenso o un aumento.
• Cuando hay reducción de plantilla.
• Cuando se necesita comparar empleados en el mismo puesto de trabajo o similar en el mismo grado que no tienen el mismo supervisor.
• Cuando el evaluado no confía en los comentarios del supervisor.

¿Cómo funciona?

Los encuestados reciben un cuestionario anónimo en el que responden a preguntas sobre la persona evaluada. Hoy en día, existen varias herramientas que permiten administrar el cuestionario en línea y facilitan enormemente el tratamiento y la evaluación de los datos.

Consejo 8: Cómo dar feedback negativo

Todos los consejos anteriores se aplican tanto al feedback positivo como al negativo. Sin embargo, en el caso del feedback negativo, existe el riesgo de que el empleado lo acepte de manera peor.

Como directivo, prepárate para las emociones fuertes de un subordinado para que no te pillen desprevenido.

• Cuando un subordinado llore, no hable, esté triste o desconcertado, déjale que experimente la emoción, guarda silencio, como mucho haz hincapié en que estás tratando de ayudarlo. Ofrécele „recomponerse“ o sugerirle que se vaya y vuelva hasta se siente mejor. Si se encuentra en un estado emocional muy fuerte, interrumpe la reunión y continúa en otro momento.
• Cuando un subordinado entre en agresión, siga un procedimiento similar al del caso anterior. Piensa en tu propia seguridad. Abandona la sala sin mediar palabra antes que ser objeto de una agresión física.
• Cuando el subordinado no admita ningún error y lo niegue todo, vuelve a explicarle el motivo de los comentarios. También puedes reprogramar la reunión y continuar cuando se calmen las emociones.

En los casos en que espere una mala reacción, es posible hacer una excepción a la regla de los cuatro ojos e invitar a una tercera persona a la entrevista, idealmente una persona imparcial, por ejemplo, un representante de RRHH, un sindicato, etc. Otra posibilidad es incluir una evaluación de 360°.

Consejo 9: Cómo elogiar a los empleados

Elogio y feedback no son lo mismo. Sin embargo, ambas son importantes para que los empleados estén contentos y motivados.

Elogio: Es más general que el feedback y se centra en el resultado. Siempre es positivo y no se diluye con lo negativo. Elogia por su nombre y por cosas concretas.

Por ejemplo: „Agradezco que haya sido capaz de obtener rápidamente información clave del departamento técnico incluso durante las vacaciones“.

Feedback: se centra en algo concreto y en su impacto. Está orientado al futuro y el objetivo es aprender. Puede ser positivo o negativo, y suele ser equilibrado.

Por ejemplo: „Has conseguido terminar bien el proyecto, buen trabajo. Me he dado cuenta de que te ha costado un poco gestionar el tiempo. Vamos a ver qué hacer al respecto. Aquí tienes algunas sugerencias sobre cómo mejorarlo“.

Elogios en privado y delante de la „unidad embarcada“

Aunque siempre hay que dar feedback entre cuatro ojos, con los elogios no está tan claro. Cuando elogias en privado, puedes permitirte entrar en más detalles. Preguntas de seguimiento como „¿Qué tal lo has hecho? y „¿Qué te ha parecido?“, porque demuestran un interés genuino por el empleado.

Sin embargo, también es útil publicar los elogios. Hace feliz a la persona elogiada e inspira a los demás. Puedes utilizar métodos de comunicación interna como un tablón de anuncios, la revista de la empresa, etc. o hacerlo en una reunión de equipo. Si establecéis un sistema de reuniones individuales y de equipo para los comentarios, no tendrás que dudar dónde incluir los elogios. En Freelo, se utilizan para ello las retrospectivas trimestrales del equipo o el Lighthouse, que se celebra una vez al mes. También asociamos el chatbot Bird de Freelo en Slack con los elogios.

Ten cuidado de no elogiar sólo a alguien y olvidarte de los demás. Vigila por qué elogias a los empleados. Si no se te ocurre nada, intenta averiguar más sobre el trabajo de la persona. Si sigues atascado, es que hay un problema más profundo.

Consejo 10: La reunión no es el final

Cuando termine la reunión:

• Elabora un informe que incluya una evaluación de los objetivos (incluidos los intermedios) y el establecimiento de objetivos para el periodo siguiente. Quizás tengas una plantilla designada para esto en tu empresa.
• Ambos confirmáis que estáis de acuerdo con las conclusiones, por ejemplo, firmando, ingresando al sistema, etc.
• Programa la próxima reunión.

Consejo adicional: Entrena para mejorar la vida y los comentarios

Existen numerosos cursos de formación sobre feedback, y seguro que tú mismo has asistido a algunos. Por eso te proponemos algo un poco „fuera de lo común“. Algo que se pueda utilizar tanto en la vida profesional como en la vida privada y que, por tanto, también pueda servir para obtener un beneficio interesante.

Comunicación no violenta

La comunicación no violenta minimiza los conflictos y mejora el entendimiento entre las personas mediante la empatía, la autenticidad y la puesta en común de las necesidades. Para ello, utiliza herramientas similares al método OSCAR: por ejemplo, comentarios en primera persona y búsqueda conjunta de soluciones. El objetivo es que nadie salga perdedor de un conflicto.

Es un concepto global que puede utilizarse en el trabajo, en casa y en la política internacional.

Formación para la auto-experiencia

Se trata de un reto mayor, ya que dura 5 años y requiere un gran compromiso financiero y de tiempo. Es obligatorio para todos los psicoterapeutas. Pero cualquier persona con estudios universitarios puede cursar la formación de auto-experiencia si está interesada.

Técnicas teatrales o „fake it till you make it“

Durante feedbacks, debes mostrarte tranquilo, abierto, escuchar y, sobre todo, tener buen aspecto. Pero, ¿y si tienes „resting bitch face„? Si quieres ser un gran jefe, tendrás que poner una cara agradable.

Conclusión: Cómo damos feedback en Freelo

Una de las razones por las que se creó Freelo fue la necesidad de dar un feedback rápido, inequívoco y constructivo sobre las tareas. Es fácil para un solucionador pedir feedback en un comentario e igual de fácil para un compañero darlo. En este caso, los que están trabajando en la tarea también pueden verla, por lo que también pueden hacer comentarios. Además, también pueden aprender de los comentarios. Esto hace que la incorporación de los recién llegados sea más rápida y agradable. Todo se hace de forma asíncrona y silenciosa a distancia.

En el artículo sobre la cultura de empresa puede leer que una parte importante de las relaciones laborales sanas es la retroalimentación honesta, individual y de equipo.

Freelo team 18. 8. 2023