¿Cómo formar un equipo de proyecto ejemplar dirigido por un director de proyecto competente?

Formar un equipo de éxito es algo más que encontrar un grupo de personas con la combinación adecuada de conocimientos. ¿Los miembros del equipo deben ser amigos incluso fuera del trabajo? ¿O deberías tener un equipo sólo de personas cultas o todas extrovertidas? No, no y no. Ven a descubrir cuál es el truco de los equipos y gestores de proyectos con más éxito, incluso con algunos consejos prácticos de un coach corporativo.

El éxito de un proyecto depende de tu equipo y tu gestor.

¿Cuál es la composición ideal de un equipo de proyecto?

¿Creías que formar un equipo de éxito significaba reunir a las personas con más conocimientos y talento? Te equivocas. Que los líderes han estado equivocados durante años lo demuestra, por ejemplo, la investigación de Belbin sobre la dinámica de los equipos. Entre los 8 equipos estudiados, el equipo Apolo, como él llamaba al grupo de personas más inteligentes, ocupaba el último lugar en cuanto a índices de éxito. Belbin repitió su experimento 25 veces más. ¿Y el resultado? Siempre el mismo. Google llegó a una conclusión similar cuando Aristóteles analizó el comportamiento de 200 equipos en su investigación.

❓ ¿Por qué los equipos formados únicamente por personas extremadamente inteligentes no tienen éxito a largo plazo?

• Está en vigor el llamado culto al individuo omnipotente, un deseo exagerado de destacar y tener siempre la razón,
• hay competencia y ocultación deliberada de información importante,
• Los equipos tienden a mantener discusiones largas e ineficaces,
• falta de diversidad de personalidades,
• el equipo prefiere ceñirse a sus rutinas establecidas y no está dispuesto a hacer grandes cambios.

¿Cómo se forma un equipo de éxito? Hay muchas teorías e investigaciones sobre el papel de los equipos. Algunas se inclinan por la diversidad del equipo, otras dicen que no es un criterio importante. Vayamos por partes.

¿Rockstars o superestrellas? Necesitas a ambos en tu equipo…

La verdad es que necesitas a ambos tipos en tu equipo, al igual que ambos merecen idéntico aprecio y reconocimiento. Aunque esto a veces es difícil de entender para los diseñadores y líderes cargados de ambición, no hay nada malo en que los Rockstars no tengan el deseo de crecer profesionalmente. Puede que se encuentren en una determinada etapa de su vida o que, simplemente, no esté en su naturaleza luchar por ser el centro de atención. Aun así, no se puede prescindir de sus actuaciones constantes. Las superestrellas, en cambio, aportan vida y entusiasmo al equipo, crecen mucho, pero no permanecen mucho tiempo en la empresa.

Fíjate en quién de tu equipo es una estrella de rock y quién una superestrella, y dirígete a ellos en consecuencia:

• Motiva a ambos grupos, pero de forma diferente: ofrece a las Superestrellas nuevos retos que afrontar y demuestra a los Rockstars que valoras su trabajo,
• Recompensa a ambos grupos por igual (económicamente y con comentarios periódicos),
• Haz saber a los Rockstars que no hay nada malo en su enfoque del desarrollo profesional (no quieres que los Rockstars pretendan ser Superstars),
• Ofrezce a las nuevas Superestrellas un calendario de tareas y retos para que sientan que siempre hay algo nuevo que hacer.

Teoría de los roles de equipo: ¿es importante la diferencia de personalidad?

Según muchos teóricos, mezclar diferentes características y tipos de personas es clave para crear la dinámica adecuada en un equipo. El método más utilizado fue desarrollado por Meredith Belbin. Tras 9 años analizando equipos directivos, sus rasgos de personalidad y sus habilidades de pensamiento crítico, definió 9 roles que deberían estar presentes en cualquier equipo ideal. Sin embargo, esto no significa que un equipo deba tener 9 miembros, una persona puede fácilmente desempeñar múltiples roles.

¿Sabes qué funciones tienes en tu equipo? Y te falta alguna personalidad importante? Intenta adivinarlo 👇 o haz el test de Belbin con tus compañeros.

Pero, ¿qué hacer cuando la química adecuada en el equipo simplemente no funciona? La ciencia llamada socionómica puede ayudar. Además de establecer otras 16 funciones del equipo, explica muy bien y de forma exhaustiva qué hace diferentes a las personas y por qué se comportan como lo hacen. Por eso suele ayudar a los profesionales de RR. HH. y a los líderes a seleccionar a los miembros de un equipo.

Cómo elegir a las personas adecuadas para el equipo

Ahora que ya sabes de qué debe estar compuesto un equipo de éxito, veamos también en qué pensar a la hora de elegir nuevos compañeros. Al fin y al cabo, ya no se trata sólo de lo que figura en el CV de un candidato y de qué título adorna su nombre.

Seleccionar a las personas adecuadas para su equipo es responsabilidad del líder. Hoy en día, ya no se trata sólo de la experiencia, sino que es importante que el nuevo miembro encaje humanamente en el equipo y que se lleve bien con los demás. Esto es algo que un líder debe reconocer durante el proceso de selección.

Andrea Gawron, formadora, evaluadora y coach, NeuroLeadership

Por experiencia: Cómo comprobar si un candidato encajará en el equipo

Los jefes de equipo y los buenos profesionales de RR.HH. saben que, además de las aptitudes duras, deben examinar minuciosamente las aptitudes blandas y el ajuste cultural de los candidatos. Es decir, cómo encajará en el equipo y cómo se adaptará a la cultura de la empresa.

Recuerda que, a la hora de seleccionar a un nuevo colega, la pelota está ante todo en tu tejado: para que el candidato juzgue por sí mismo si encaja bien contigo, debe definir claramente la filosofía que sigue en la empresa.

Una vez que hayas impresionado al candidato, depende de él convencerte. Echa un vistazo a los 3 pasos que nos ayudan en Freelo a seleccionar a las personas adecuadas para nuestro equipo:

1. En lugar de un formulario de CV

Por lo general, un currículum de lujo no permite saber cómo es un candidato, cuáles son sus intereses y prioridades en la vida. Por eso, desde hace varios años confiamos en un formulario que deja total libertad al candidato. Y funciona. Gracias al formulario…

• puedes ver fácilmente si vais en la misma dirección mentalmente y cómo es probable que el candidato enfoque el trabajo,
• puedes ver si el candidato está realmente interesado en el puesto; al fin y al cabo, rellenar un formulario con preguntas abiertas lleva tu tiempo,
• no pierdes el tiempo entrevistando a personas que probablemente no encajen culturalmente. En general, nuestra filosofía es hacer tres buenas entrevistas en lugar de cien inútiles.

2. Instrucciones prácticas

El segundo paso para los candidatos es un trabajo práctico, hecho a medida para el puesto ofertado. Tiene que ser significativo para que el candidato lo vea como una oportunidad de mostrar lo mejor de sí mismo, no como un trabajo gratuito. Te responderá a muchas preguntas:

• Es responsable porque envió el trabajo en el plazo acordado,
• será meticuloso en el trabajo porque ha hecho los deberes a la perfección,
• tiene un buen lenguaje escrito y una gramática decente,
• no teme asumir retos,
• puede trabajar de forma independiente y hacer frente a tareas más difíciles,
• pondrá a prueba las habilidades del candidato en tareas que serían rutinarias para él en su empresa.

3. Entrevista con el método STAR

Después de una reunión personal, por fin deberías tener esa sensación de „¡esto es!“. Para conocer a fondo a los candidatos, le ayudará una entrevista conductual. Es una técnica basada en la idea de que si una persona se ha comportado de una determinada manera en el pasado, es probable que repita su comportamiento. Para averiguarlo se utiliza el método STAR: se hacen preguntas al candidato para que describa cómo ha reaccionado en situaciones concretas:

• Situación – En general, ¿cuál era su papel en el proyecto?
• Tareas – ¿Qué tarea específica tenía que completar, cuál era el objetivo?
• Acciones – ¿Qué has tenido que hacer para completar la tarea con éxito?
• Resultados – ¿Cómo ha resultado el proyecto? ¿Difirió el resultado de las expectativas?

Preguntas de entrevista conductuales que le ayudarán a conocer al candidato en profundidad:

• ¿Recuerdas alguna ocasión en la que te enfrentaras a una situación difícil y cómo la resolviste?
• ¿Cuándo te has sentido realmente orgulloso de ti mismo y por qué?
• ¿Has tenido alguna vez un conflicto con un colega? ¿Por qué motivo y cómo lo resolviste?
• ¿Te has encontrado alguna vez en una situación en la que sabías que tu supervisor se equivocaba? ¿Cómo te comportaste?
• ¿Cuál fue para ti el mayor problema en tu primer trabajo?
• ¿Has estado alguna vez en un equipo que no ha funcionado? ¿Tienes idea de dónde estuvo el error?
• ¿Te has encontrado alguna vez en una situación en la que un cliente te pedía lo imposible? ¿Cómo lo has afrontado?
• ¿Alguna vez has tenido demasiado trabajo que interfiriera en tu vida personal? ¿Cómo lo has gestionado?
• ¿Te fijas objetivos en el trabajo o en la vida personal? Describe cómo has conseguido un objetivo concreto.

La seguridad psicológica como prioridad numero 1 de todos los equiops exitosos

¿Sabías que una cuarta parte de los empleados checos están insatisfechos en el trabajo? No es la cuantía del salario, como cabría esperar, sino la sensación de inseguridad. Y cuando un empleado está insatisfecho, todo el equipo está insatisfecho (y, por tanto, fracasa). Una investigación realizada por Aristóteles, de Google, confirmó que todos los equipos de éxito tienen un denominador común: la seguridad psicológica.

Andrea Gawron, que desarrolla a altos directivos en el Pool de Entrenadores, menciona varios errores que suelen repetir los líderes y que crean una sensación de inseguridad en el equipo. ¿No los haces tú también? 👇

La primera necesidad social es la seguridad. Como líder, si no satisfaces esa necesidad en las personas, nunca rendirán igual de bien. El cerebro los envía automáticamente a la amenaza y se centra en las emociones negativas. Ocurre cuando, por ejemplo:

• Le dices a tu empleado a las 9 de la mañana: „Ven a mi oficina a las 2.“ ¿Qué pasa por su cabeza durante 5 horas? Miedo de lo que ha hecho. Probablemente no trabajará mucho hasta las 2 porque estará concentrado en el hecho de que algo va mal. ¿Qué debería haber hecho de otra manera? Proporcione suficiente información, es decir, cuál será el tema y el resultado de la reunión.
• Vas a señalar a un colega de una reunión a la que solía ir. Tal vez simplemente decidió que ya había completado su tarea en el proyecto y no había necesidad de agobiarle más. Pero se pregunta por qué no está y qué ha hecho, y no se centra en el trabajo.
• Irrumpes en el despacho de un colega y le dices que tienes que ocuparte de algo ahora mismo. Esto deja claro que no respetas su tiempo y que no sois iguales. ¿Cómo lo haces de forma diferente? Fija una fecha que os venga bien a los dos.
• Señala a todo el equipo el error que ha cometido el empleado. Esto sólo le humillará, le hará sentirse amenazado y contraatacará y se defenderá. Sin embargo, la gente debería confiar en ti lo suficiente como para acudir a ti ellos mismos con el hecho de que han fallado en algo.
• Andrea Gawron, formadora, evaluadora y coach, NeuroLeadership

No se introduce la seguridad psicológica en un equipo de la noche a la mañana. Hay que trabajar en ello durante mucho tiempo. Según las investigaciones de Google, ha funcionado en todos los equipos de éxito:

1. Igualdad en la comunicación = todos los miembros del equipo tienen el mismo espacio para hablar
2. Inteligencia emocional = seleccionar personas para el equipo que perciban los sentimientos y necesidades de los demás, la misma sensibilidad social debe mostrar el líder – mostrar comprensión y compasión.
3. Escuchar y responder = todo el mundo puede expresar su opinión con seguridad en cualquier momento, por ejemplo en las sesiones periódicas 1 a 1 con el director, sintiendo al mismo tiempo que los demás le escuchan y se interesan por él.

¿Cómo sabes que las personas del equipo se sienten confiadas y psicológicamente seguras? Pueden:

• experimentar libremente y asumir riesgos en la resolución de tareas,
• dar su opinión con seguridad,
• aportar sus propias ideas,
• cometer errores y no temer el castigo,
• confiar en el jefe de proyecto en cualquier momento, incluso con un problema personal que les obstaculice en su trabajo,
• Conocer los números de la empresa (la transparencia hace a las personas más responsables del funcionamiento y el éxito del proyecto).

¿Te resulta familiar esta descripción del equipo, o necesitas trabajar en ella? 💪 Que sepas que con un equipo así, la gestión de proyectos va de suyo.

Qué (no) hacer para ser un buen gestor de proyectos

Dicen que la gente no abandona una empresa, sino a sus jefes tóxicos y su mala cultura empresarial. Y aunque no lo admita, es responsabilidad del líder mantener al equipo funcional y feliz. No sólo eligiendo buenas personas, sino reforzando las relaciones y la confianza.

Antes de intentar motivar más a la gente, deja primero de cabrearla. Desglosa lo que les preocupa.

Tomas Ervin Dombrovsky, analista del mercado laboral, LMC (fuente de la cita)

1️⃣ Conoce a tu gente y aprovecha su potencial

Un líder debe conocer a las personas, sus puntos fuertes y su potencial, y ser capaz de trabajar con ellas. Si sabes que uno tiene tirón, aprovéchalo. El otro puede necesitar trabajar con detalles. Por lo tanto, hay que ajustar los papeles en el equipo para que funcione como un todo.
Andrea Gawron, formadora, evaluadora y coach, NeuroLeadership

Por eso son tan importantes la inteligencia emocional y la comunicación eficaz. Escucha a tus colegas y luego habla. Responde directamente a las preguntas. Mantén sesiones regulares 1 a 1 en las que puedas decirlo todo sin miedo. Y, por último, pero no por ello menos importante, organiza sesiones de trabajo en equipo. ¿Cuándo fue la última vez que tomaste una cerveza con su equipo o desayunaron juntos? 😉

2️⃣ Genera confianza mutua

La confianza es lo más importante para mí, porque si no confío en mi equipo técnico, por ejemplo, desconfío intrínsecamente de ellos, y viceversa. Establecer una relación de confianza y, por tanto, de apertura, es esencial para que los proyectos tengan éxito.
Andrew Hudson, Director de Proyectos (fuente de la cita)

Generar confianza es, por supuesto, un proceso a largo plazo. Puedes hacerlo revelando tú mismo las cartas: sé transparente. Habla de los riesgos, éxitos y fracasos del proyecto. Pero, además, no tengas miedo de ponerte personal. Habla con el equipo de cómo has pasado el fin de semana con tu familia o de los progresos que están haciendo tus hijos. Sentirán que pueden decirte cualquier cosa. Cuando se establece una relación de confianza, funciona bien profesionalmente.

3️⃣ Motiva a todo el equipo y predica con el ejemplo.

El directivo debe motivar a las personas para que aporten sus propias ideas, para que reflexionen sobre el problema. Al mismo tiempo, debe ampliar sus horizontes, consultar con ellos y no asignarles tareas de forma estricta, sino darles espacio para que las resuelvan a su manera.
Andrea Gawron, formadora, evaluadora y coach, NeuroLeadership

Además, debe motivar de la forma adecuada para trabajar. Tal vez estando decidido a cumplir el objetivo y creyendo en el proyecto al 100%. Y también – mantener la calma a la hora de resolver problemas y demostrar al equipo que tienen detrás a un líder fuerte.

4️⃣ Delega tareas

A menudo veo que la gente acude a un líder diciendo que tiene un problema sin intentar resolverlo por sí misma. Al hacerlo, abdican de cualquier corresponsabilidad y el jefe se vuelve loco micromanejando.

Andrea Gawron, formadora, evaluadora y coach, NeuroLeadership

Sabemos que es difícil delegar el trabajo en otra persona cuando realmente te importa. Pero aún así, es agradable cuando llegas a una etapa con tu equipo en la que esencialmente se manejan solos, y puedes simplemente decir: „Si me necesitas, ya sabes dónde encontrarme“. Delegar no consiste sólo en entregar una tarea, sino también en dar al equipo la oportunidad de aprender y de sentirse partícipe y responsable del proyecto.

En conclusión…

Quizá te apetezca hacer esto a veces…

O esto…

… pero sabe que cada situación tiene siempre una solución: con Freelo, por ejemplo, todo es inmediatamente más fácil. 🙂

Freelo team 18. 1. 2023