¿Qué es la gestión de proyectos y cómo puede ayudarte a mejorar la eficacia de tu equipo?

Menos de la mitad de las empresas consideran importante la implantación de la gestión de proyectos. Sin embargo, las estadísticas hablan claro:

• 67% – esta es la media de proyectos que fracasan en las empresas que infravaloran la gestión de proyectos
• 11% – este es el número de recursos que las empresas malgastan en procesos innecesarios asociados a una gestión de proyectos mal implantada
• 37% – esta es la cantidad de proyectos fallidos causados por objetivos mal definidos

Pero basta de cifras: ¿sabes cómo asegurarte de que tu proyecto no cae en estas estadísticas? Tómate un momento para descubrirlo en nuestra completa guía sobre la gestión de proyectos. Porque unos minutos de lectura merecen la pena comparados con un proyecto infructuoso, ¿no crees?. 🙂

Qué es la gestión de proyectos

La gestión de proyectos es esencialmente la planificación de los pasos, que conducen desde la idea original hasta la evaluación final del proyecto. El objetivo de la gestión de proyectos es ejecutar con éxito un proyecto. Sin embargo, no sólo tiene que ver con el conocido triángulo de la gestión de proyectos, sino que es un conjunto de diversas acciones importantes en todas las fases del proyecto (desde la planificación hasta la ejecución y la medición del proyecto).

La gestión de proyectos es la administración de una serie de procesos en un proyecto. Fuente

Supongamos que tienes una gran idea para un proyecto y quieres llevarlo a cabo. ¿Y ahora qué? Para que todo funcione, primero hay que:

• Definir la meta del proyecto (qué quieres conseguir y por qué; por ejemplo, un nuevo diseño de página web para aumentar el tráfico)
• Definir el objetivo del proyecto (un efecto medible una vez finalizado el proyecto – por ejemplo, un 30% más de tráfico en tu sitio web en un plazo de 6 meses)
• Identificar los métodos y técnicas de gestión de proyectos adecuados para tu proyecto
• Reunir un equipo dirigido por un gestor de proyectos
• Planear un cronograma del proyecto (para cuándo quieres alcanzar la meta: plazos de las tareas, hitos principales y finalización del proyecto)
• Asignar tareas (para que todos sepan qué tienen que hacer y de qué son responsables)
• Crear un presupuesto (en la fase de iniciación, estimándolo; en la fase de planificación, calculándolo)
• Planificar la comunicación dentro del equipo (reuniones, a través de qué medio, con qué frecuencia, etc.)
• Determinar los posibles riesgos del proyecto (por ejemplo, mediante un análisis FODA)

Bien, pero ¿cómo hacerlo en la práctica? ¿Cómo ponerlo todo en orden? ¿Cómo montarlo todo y cómo organizar los pasos? 👇

Por qué implantar un software de gestión de proyectos en tu empresa

Claro, se puede hacer en hojas de cálculo Excel, correos electrónicos y rotafolios….

Fuente.

…pero no es realmente pragmático. Un software de gestión de proyectos puede garantizarte una sistematización del trabajo mucho más eficaz. Con una herramienta de este tipo, puedes asignar tareas, comunicarte con todos los participantes en el proyecto, incluidos los trabajadores eventuales, controlar el presupuesto y los plazos, o incluso medir el tiempo dedicado a las tareas y a todo el proyecto.

Un ejemplo de gestión de proyectos en Freelo.

La ventaja es que siempre puedes seguir todo y revisar cualquier asunto sin esfuerzo. Sabes exactamente quién está trabajando en qué, cuánto tiempo le ha llevado y qué impacto ha tenido en el presupuesto. Se acabaron las reuniones inútiles y la búsqueda de información en un montón de notas manuscritas. 🥳

Fuente

Cómo una buena gestión de proyectos aumenta la eficiencia del trabajo y del equipo

Las estadísticas del principio de este artículo dejan claro que no hay que subestimar la gestión de proyectos. De hecho, con la configuración adecuada de gestión de proyectos y un gestor de proyectos capaz:

1. Hay más probabilidades de completar el proyecto con éxito
2. Ahorrarás tiempo y costes (gracias a un calendario y un presupuesto bien planificados)
3. Tendrás una comunicación eficaz, rápida y clara con todo el equipo
4. Conoces los riesgos del proyecto y puedes reaccionar ante ellos
5. Es más probable que el proyecto sea rentable
6. Tienes una visión general constante del estado del proyecto

Qué hacer si las cosas no salen como planeaste

Es normal, y debes estar preparado para ello. Las cosas no siempre salen según lo previsto. Y puesto que a diario nos enfrentamos a retos y problemas inesperados, lo mismo ocurre con la gestión de proyectos. ¿Cómo afrontarlos? Quizá adoptando la cada vez más popular Metodología ágil. Estas prácticas te permiten dirigir un proyecto con flexibilidad, elaborar estrategias sobre la marcha y no atarte a un plan de hace un año.

Cómo implantar métodos ágiles de gestión de proyectos en tu empresa. Fuente.

Cómo te debes preparar para los cambios tecnológicos y sociales del futuro

La tecnología, la economía y la sociedad evolucionan a un ritmo cada vez mayor, y esto afectará a una especialidad como la gestión de proyectos. (De hecho, la gestión de proyectos ha ido evolucionando hasta convertirse en su propia disciplina universitaria). Según Forbes, la gestión de proyectos cambiará en un futuro cercano, principalmente de las siguientes maneras:

• La metodología ágil se hará más común – las empresas capaces de adaptarse a desarrollos rápidos tendrán una gran ventaja. ¿Un trastorno económico inesperado alterará tu presupuesto? ¿Tendrás que ajustar los plazos de tu proyecto debido a cambios sociales? No importa, gestionas el proyecto con un enfoque ágil, para poder reaccionar con flexibilidad
• La inteligencia artificial dominará los procesos – el 85% de los directores ejecutivos de todo el mundo cree que la inteligencia artificial tendrá un impacto significativo en las empresas en los próximos años. Pero, al mismo tiempo, es difícil encontrar personal cualificado para introducir al menos algún tipo de IA en las empresas. Esto suena como un reto para los gestores de proyectos – con una comprensión básica de la robótica, la ciencia de datos y otras áreas de la IA, tendrás una gran ventaja empresarial 🙂
• Más énfasis en la empatía y soft skills (habilidades blandas) para los gestores de proyectos – según Forbes, la empatía es el rasgo más importante para los líderes de equipos y se enfatizará cada vez más. Interésate por los miembros de tu equipo – por lo que sienten y por si su repentina caída de la productividad está relacionada con problemas personales. Las habilidades interpersonales ocupan un lugar cada vez más destacado en la lista de capacidades de los directivos

En conclusión, ¿cómo sabes si has configurado correctamente la gestión de un proyecto? Completando con éxito un proyecto que:

• Cumple las metas deseadas
• Logra los objetivos mensurables predeterminados
• No sobrepasa el presupuesto
• Se ajusta al cronograma
• Elimina los riesgos potenciales
• Hace un uso eficaz de todos los recursos
• Tiene un impacto positivo en la sociedad

Freelo team 18. 1. 2023