10 consejos para una gestión eficaz de proyectos en 2024 + lista de verificacion práctica

Hasta el 70% de los proyectos no se hacen a tiempo, se tragan de repente el presupuesto o el resultado no es el esperado en un principio. Es una gran pérdida de energía, tiempo y dinero. La gestión de proyectos no es ciencia de cohetes. Basta con atenerse a ciertos principios sencillos e inculcar algunas reglas importantes a su equipo. Eso es lo que este artículo y la lista de verificación de bonificación al final le ayudará con. ✅

1. Inicia el proyecto en la dirección correcta

Como dice el viejo refrán chino: Incluso un viaje de mil millones de kilómetros empieza con el primer paso. ¡Así que no te preocupes y ponte en marcha!

Las fases básicas del éxito de un proyecto son el inicio, la planificación, la ejecución y el final. De hecho, el inicio (el camino desde la idea y el análisis hasta la fijación de objetivos y el resumen del proyecto) constituye un tercio del éxito de todo el proyecto, así que no escatimes en él. ☝️

¿Cómo elaborar el resumen de un proyecto? Basta con responder a estas preguntas:

• ¿Por qué llevar a cabo el proyecto (cuál es el objetivo mensurable)?
• ¿Adónde nos lleva el proyecto (cuál es el objetivo)?
• ¿Cuándo quiere que se complete el objetivo? – una estimación
• ¿De cuántos recursos (financieros) dispone? – una estimación
• ¿Quién dirigirá el proyecto y cómo se organizará el equipo?

¿Qué se suele olvidar en la fase de arranque (o iniciación)? 👇

1. Deja claras tus expectativas desde el principio

Tanto el contratista como el equipo del proyecto deben estar de acuerdo en lo que respecta al resultado del proyecto. Si no lo están, toda la energía, el tiempo y el dinero invertidos pueden irse al traste. Los criterios SMART, según los cuales los objetivos deben ser mensurables, concretos, alcanzables, pertinentes y limitados en el tiempo, pueden ayudar a obtener un informe claro y a fijar objetivos.

El método SMART ayuda a especificar mejor los objetivos del proyecto. Fuente.

1. No te pierdas en detalles de planificación presupuestaria o programación

En la fase de inicio se establece un calendario o presupuesto por estimación. En la segunda fase de la gestión del proyecto te ocuparás de las cifras y fechas exactas: Planificación. Céntrate principalmente en el briefing específico al principio: qué quieres conseguir, qué todo lo que tendrás que hacer para conseguirlo, cuál es el objetivo y el punto del proyecto.

💡 Meta vs objetivo

Meta = Lanzar una tienda electrónica actualizada con nuevas funciones y gráficos.

Objetivo = Aumentar el tráfico en un 50% y los pedidos en un 20% más que el año anterior 6 meses después del lanzamiento de la e-shop mejorada.

1. Elegir el método adecuado de gestión de proyectos

¿Sabes cómo vas a gestionar el proyecto y el equipo, asignar tareas, reaccionar ante los cambios y comunicarte con el cliente? Descúbralo en la fase de iniciación. ¿Qué le parece la gestión ágil, en la que el proyecto se desarrolla sobre la marcha (por ejemplo, la creación de un nuevo software o un sitio web)? ¿O es más adecuado para s´tu proyecto el método en cascada, en el que todos los pasos están estrictamente planificados (normalmente adecuado para proyectos de construcción)? ¿No lo tienes demasiado claro? Sigue leyendo. En el segundo capítulo de este artículo encontrarás más información práctica 🙂 .

2. Adapta la forma de gestionar tu proyecto

Hoy en día, los jefes de proyecto no siguen estrictamente un único método de gestión de proyectos en casi la mitad de los casos, sino que combinan distintos métodos para adaptarlos a su proyecto, a sus clientes y a todo el equipo. Existen varios métodos de gestión de proyectos, pero los jefes de proyecto se enfrentan a menudo a un dilema: ¿el enfoque en cascada o el ágil? Quizá tú también te lo estés planteando. Pues vamos a descubrirlo.

Ventajas e inconvenientes del método ágil

Ventajas e inconvenientes del método en cascada

📊 Ventana estadística: Los estudios demuestran que los proyectos ágiles tienen 3 veces más probabilidades de éxito, mientras que los proyectos en cascada tienen 2 veces más probabilidades de fracasar.

Fuente.

Más metodologías para ayudarte a gestionar tu proyecto como un profesional

No se trata solo de los métodos ágiles y en cascada de gestión de proyectos. También puedes mezclar y adaptar diferentes prácticas de otros métodos a tu proyecto. Elegirás entre las más comunes? 👇

Scrum = Metodología ágil que hace hincapié en la comunicación transparente dentro del equipo y hacia el cliente, la retroalimentación frecuente y los sprints regulares (evaluación continua del proyecto). Es más adecuada para equipos pequeños y proyectos en los que los entregables están aún por desarrollar.

Kanban = tablón de anuncios (en línea) que muestra las tareas en columnas claras. Generalmente mejora el flujo de trabajo, acelera el proceso de resolución de tareas y mantiene un seguimiento de las actividades. También es adecuado (a diferencia de scrum) para equipos más grandes.

Lean = El objetivo es cumplir los requisitos del cliente en la medida de lo posible y minimizar el despilfarro. De ahí el llamado método lean: proporcionar un producto de calidad con un consumo mínimo de todos los recursos. Utilizadas originalmente en la industria, las prácticas lean son ahora adecuadas para proyectos que van desde el marketing y las ventas hasta el desarrollo de software.

PRINCE2 = Metodología creada por diseñadores y gestores experimentados. Divide un proyecto en partes lógicas más pequeñas y hace un seguimiento del progreso incremental. Esto permite detectar errores a tiempo y mantener todo bajo control. Utiliza estos principios en equipos más pequeños y más grandes de todas las disciplinas.

3. Implanta un software de gestión de proyectos

No es casualidad que el 77% de los proyectos de alto rendimiento utilicen una herramienta profesional de gestión de proyectos. Hay varias buenas razones para hacerlo:

• Sabes quién está trabajando en qué y cuánto tiempo les ha llevado,
• tienes una visión general de cuánto dinero has gastado en una tarea específica o en un miembro del equipo,
• cada tarea tiene una fecha límite,
• tienes todas las notas (de las reuniones, por ejemplo) ancladas al proyecto,
• el uso de procesos y plantillas establecidos le ahorra tiempo,
• puedes delegar trabajo fácilmente,
• la aplicación está disponible en cualquier lugar desde el ordenador y el móvil,
• automatiza procesos y diversos pasos en la gestión de proyectos,
• puedes trabajar eficazmente con tu equipo a distancia,
• las tareas repetitivas te ahorran muchos clics,
• puedes utilizar vistas Kanban y mantener tus tareas organizadas,
• puedes establecer un recordatorio para una tarea cuando no tengas tiempo para ella.

Así que, ¿por qué complicar tu trabajo con desordenadas hojas de cálculo de Excel, garabatos en un rotafolio o comunicación numerada en correos electrónicos cuando es mucho más eficiente?

Recomendación de Bushman sobre por qué implantar un software de gestión de proyectos. Fuente.

Una herramienta de este tipo también te ahorrará mucho tiempo. Por ejemplo, con Freelo son 30 minutos por trabajador al día, lo que en un equipo de diez es 100 horas ahorradas al mes. Multiplica eso por el tiempo medio por hora de tus empleados. ¿Qué conseguirías por esas decenas de miles? 🙂 .

4. Apuesta por la transparencia en el equipo del proyecto

El secreto del éxito reside en la franqueza y la honestidad. Esto es tan cierto en las relaciones personales como en las laborales. La ecuación es sencilla: confianza y transparencia bien cimentadas = un equipo motivado y más posibilidades de éxito del proyecto.

📊 Ventana estadística: ¿Por qué deberías tener una comunicación abierta en tu equipo?

• El 70% de los empleados confirma que les apasiona más su trabajo cuando la alta dirección se comunica abiertamente con ellos
• El 50% de los trabajadores considera que la empresa para la que trabajan carece de transparencia y, por tanto, es ineficiente
• El 46% de los empleados afirma que la falta de comunicación transparente por parte de la dirección les hará buscar un nuevo trabajo

¿Has respondido SÍ a la mayoría de las preguntas? Gran trabajo, ¡sigue así! 🥳 Si dudaste en alguna parte, recuérdate lo que puedes ganar construyendo una cultura de empresa transparente:

• mejores resultados – los miembros del equipo sienten que participan directamente en el desarrollo del proyecto, lo que hace que estén más motivados y sean más responsables a la hora de completar las tareas,
• un gran ambiente de equipo – cuando no hay cuchicheos ni secretos, los miembros del equipo se sienten cómodos y trabajan mejor,
• comunicación honesta – los empleados no tienen miedo de admitir errores, decir lo que les molesta o lo que les gusta, por lo que no hay cuestiones sin resolver en el equipo,
• más cabezas saben más – cada empleado puede aportar una idea interesante que haga avanzar el proyecto.

Antes y después de introducir la transparencia en un equipo. Fuente de la primera y segunda imagen.

Cómo obtener una comunicación transparente en el equipo del proyecto

• Sé honesto y no ocultes nada

Revela los números a tu equipo, muéstrales cómo van la empresa y el proyecto. Comunícate con total franqueza. No hagas suposiciones innecesarias que puedan perjudicar a todo el equipo.

• Haz preguntas

Te sorprendería el debate que puede suscitar cada viernes la pregunta: „¿Qué tal habéis trabajado esta semana?„. Anime a su equipo a decir lo que piensa. Haciendo preguntas, descubrirás lo que tus compañeros a menudo no te contarían por sí solos. Además, demostrarás que te importa su opinión.

• Corre la voz con inteligencia

La comunicación ineficaz por correo electrónico hace que la información se desmorone hasta desaparecer por completo. La información más importante no suele llegar a todos los empleados y puede dar lugar a desagradables malentendidos. ¿La solución? Una herramienta de gestión de proyectos, pero eso ya lo sabes 🙂 .

• Da y recibe feedback

Haz saber a los miembros de tu equipo que pueden venir a decir lo que piensan en cualquier momento. Es lo mejor para mantener un ambiente de trabajo saludable. ¿Cómo? Habla con ellos. Quizá en reuniones periódicas 1 a 1, que son un lugar seguro para comunicar cualquier cosa.

• Cuida de tu equipo de personas

Organiza sesiones de team building, desayunos juntos o hackathons periódicos. Con una cerveza o un buen café, conocerás a tus compañeros de una forma totalmente nueva y la comunicación en el trabajo será mucho mejor.

• Elige a las personas adecuadas para tu equipo

Fiables, atentos y entusiastas. Sin este tipo de compañeros, el equipo no funcionaría. Ten en cuenta tu instinto y, además de la experiencia y los conocimientos del candidato, piensa también en el ajuste cultural, para que la persona encaje en el equipo de forma natural.

5. Comunícate de forma que se eviten malentendidos innecesarios

Por término medio, uno de cada tres proyectos fracasa debido a una comunicación deficiente. No es mucho, ¿verdad? Es importante establecer las reglas desde el principio. ¿A través de qué plataforma se comunicará el equipo y cómo?

¿Asignación de tareas por correo electrónico? A ver…

Por correo electrónico, messenger, WhatsApp o simplemente entre conversaciones junto al microondas de la cocina: puedes introducir una tarea de diferentes maneras. Afortunadamente, muchos equipos pequeños y grandes han llegado a comprender que la comunicación más eficaz para las tareas puede hacerse en un software de gestión de proyectos (como comentamos en el tercer punto de este artículo, por cierto).

Cómo asignar correctamente una tarea en una herramienta de gestión de proyectos

Es esencial que la asignación de tareas sea concisa, clara y directa. Es la única forma de evitar discusiones innecesariamente largas y confusas y de ahorrar tiempo.

• • Ve directo al grano – la asignación debe ser lo más concisa posible, pero con toda la información importante,
  • incluye todos los materiales – documentos, capturas de pantalla, grabaciones de vídeo, cualquier cosa que pueda ayudar a comprender mejor la tarea,
  • identifica al responsable de la tarea y el plazo de entrega – deja claro quién es el responsable de la tarea y cuándo estará terminada,
  • no etiquetes a todo el equipo – involucra sólo a los compañeros implicados en la discusión para no retrasar innecesariamente a los demás,
  • retira a un compañero de una tarea cuando haya completado su parte – no le molestes con más notificaciones que no necesita ver,
  • completar las tareas – mantener en orden las tareas que se han distribuido y completado.

Llevar a cabo una comunicación sincrónica para no molestar a los compañeros

Nosotros (y otros 170.000 equipos de todo el mundo) hemos descubierto que Slack es una forma estupenda de comunicarse a diario. Es donde se involucra a toda la comunidad de la empresa y se aborda lo que se quiere comunicar de inmediato, pero lo que se puede hacer fácilmente con el tiempo. Eso abarca la comunicación sincrónica. Para la comunicación asíncrona (es decir, la que menos te molesta), vienen bien otras herramientas (como Freelo).

💡 De media, pierdes 23 minutos cada vez que alguien te interrumpe con un mensaje en Slack, WhatsApp, correo electrónico o cualquier otro canal de comunicación. Por lo tanto, sé parco con esta comunicación para no distraer a tus compañeros de su trabajo.

Consejos para utilizar los canales de Slack

• #egobooster – para elogiar a tu equipo y a los miembros individuales y para compartir los éxitos de la empresa.
• #hyperloop – cuando alguien acaba de pagar Freelo, mostramos un mensaje en este canal
• #status – al final de cada día, resumimos aquí en qué hemos estado trabajando
• #lowerdeck – para temas no laborales, organizar eventos conjuntos y otras cosas más o menos urgentes

6. Dirige reuniones de equipo rápidas y eficaces

Una encuesta que realizamos entre 100 programadores reveló que a una cuarta parte de ellos lo que más les molesta es la burocracia innecesaria, las reuniones y los encuentros que les apartan de tareas más importantes. Según Forbes, hasta el 70% de la gente considera que las reuniones son improductivas e ineficaces.

„En el trabajo, lo que más me molesta son las reuniones largas e inútiles y trabajar con compañeros que no cumplen„.

Programador de la encuesta de Freelo

¿Qué nos ha funcionado bien en un equipo pequeño de hasta 20 empleados?

• Sprint

Los sprints forman parte del modelo scrum y son ciclos de duración variable (normalmente de 1 a 4 semanas) durante los cuales se planifica, entrega y evalúa un trabajo.

En la práctica: en Freelo tenemos sprints semanales. Esto significa que cada viernes, todos los miembros del equipo reciben del jefe de proyecto una lista de las tareas que les esperan la semana siguiente. El lunes, el equipo se reúne, resume el trabajo de la semana anterior y se asegura de que todos comprenden las tareas programadas. De este modo, todos están al día y saben en qué tienen que trabajar y qué continuidad tienen las tareas de todos los miembros, si es que tienen alguna.

• Retrospectivas

Las retrospectivas – de equipo e individuales – han demostrado su utilidad para mantener unas relaciones de trabajo saludables.

• Retrospectiva 1 a 1 = una vez al mes, el capitán (director de proyecto, jefe) revisa las cuatro semanas anteriores con cada miembro de su equipo. Es un espacio seguro para la retroalimentación de ambas partes. A menudo se escuchan cosas de las que no hay tiempo u oportunidad de hablar en el proceso normal de trabajo.
• Retrospectiva del equipo = una vez cada tres meses todo el equipo se reúne y revisa el trimestre anterior. El capitán desvelará cifras e información importantes sobre el proyecto para mantener a cada miembro al corriente y hacer que la colaboración sea transparente. Todos escriben en el papel verde de qué están satisfechos, qué les hizo felices o a quién les gustaría elogiar. En el papel rojo, en cambio, en qué debería trabajar el equipo. En función de lo que se mencione con más frecuencia en el papel rojo, los miembros del equipo se fijarán tareas para el siguiente periodo.

Un ejemplo de retrospectivas de equipo en Freelo.

• Notas de las consultas adjuntas al proyecto

Notas en una pizarra que borras después de una reunión, en un papel que archivas y pierdes, o en Word que no encuentras cuando más lo necesitas. Esas notas de las reuniones hace tiempo que se olvidaron. ☝️
Mantén tus notas ancladas junto a tu proyecto en un solo lugar. ¿Cómo? Idealmente en el software con el que gestionas el proyecto.

7. Gestiona adecuadamente su equipo remoto

Más de la mitad de los equipos de proyecto trabajan a distancia y sólo el 14% trabaja directamente en la oficina central. Quítate el pijama, reserva una habitación para trabajar, sigue una rutina como si estuvieras en el trabajo. Todos hemos pasado por eso. Pero, ¿cómo dirigir eficazmente a todo un equipo cuando no están juntos en la oficina?

Algunos consejos prácticos sobre cómo trabajar juntos a distancia

1. Empieza de cero: elige a las personas adecuadas para tu equipo, que puedan trabajar a distancia y sean responsables,
2. organiza reuniones online periódicas para mantenerte informado,
3. en el chat de la empresa, todos resumen en qué han estado trabajando al final del día,
4. utiliza un software de gestión de proyectos para hacer un seguimiento de las tareas,
5. fija franjas horarias en tu equipo en las que todos estéis disponibles,
6. confía en tu equipo: ellos también están aprendiendo la rutina de la oficina en casa. Hazles saber que confías en ellos,
7. fíjate más en la calidad de los resultados de los miembros de tu equipo que en el tiempo dedicado al trabajo.

8. Evita el perfeccionismo no sólo en la gestión de proyectos

Puntillosidad y una meticulosidad casi ansiosa. Rasgos que pueden resultarle familiares como gestor de proyectos. Parece una gran ventaja, pero a menudo puede entorpecer el proyecto. Centrarse en cada pequeño detalle y tener expectativas poco realistas no sirve de nada.

Mejor terminar de hacer algo que perfeccionarlo para siempre

Si quieres que algo sea perfecto, nunca sentirás que está hecho. Y pasar docenas de horas intentando que quede perfecto al 100% es, admitámoslo, realmente ineficaz. Además, si intentas tener algo perfecto, puede que al final no lo tengas.

Dicen que el 70% es suficientemente bueno: ¡no pierdas el tiempo perfeccionando el último 30% y lánzalo al mundo! 🙂 .

Piensa como el empresario Zuckerberg, no como el perfeccionista Jobs

Steve Jobs, el fundador de Apple, era capaz de devolver la comida de un restaurante cinco veces hasta que quedara absolutamente perfecta. ¿Cuánto tiempo perdió por ello? ¿Merecía la pena? Por supuesto que no. Mark Zuckerberg, el fundador de Facebook, en cambio, sigue el llamado „Hacker Way„. Es decir, la manera en la que lanza un producto al mundo que es utilizable pero no perfecto. Sólo entonces lo modifica y lo mejora. Sólo así se aprende de un proyecto y se perfecciona poco a poco.

„Las ideas no vienen completamente formadas. Sólo se aclaran cuando trabajas en ellas. Sólo tienes que empezar“.
Mark Zuckerberg, fundador de Facebook

9. Evita la multitarea y sé más productivo

Echa un vistazo a lo que estás haciendo o pensando ahora mismo además de leer este artículo. Tienes un correo electrónico abierto, un mensaje de Messenger sin leer, te estás preparando para una reunión, estás hablando por teléfono, estás consultando tu calendario… Hacer varias cosas a la vez no compensa: puede causar hasta un 40% de pérdida de productividad. Cuando estés trabajando en algo, dedícale el 100% de tu atención y no saltes de una tarea a otra.

¿Qué nos ayuda a evitar la multitarea? Desactivar las notificaciones del correo electrónico, Slack, WhatsApp, Messenger y otras apps que nos interrumpen durante una hora. Reserva este espacio de tiempo para hacer realmente una tarea específica y no te distraigas de ella.

10. No olvides tu vida personal y tu salud

El trabajo no lo es todo. Para qué trabajarías duro si no tuvieras vida personal 🙂 .

Qué nos ayuda a mantener un buen equilibrio entre trabajo y vida personal en Freelo?

• La regla 8-8-8, 8 horas de trabajo-diversión-dormir,
• creemos que sólo un equipo sano y descansado hará el mejor trabajo,
• 3 horas semanales para actividades deportivas en horario laboral para todos los empleados,
• la salud y la familia son lo primero.

La lista de comprobación práctica para una gestión de proyectos perfecta

Ya conoces la teoría, así que ahora pon en práctica todo lo aprendido en el artículo. Nuestra lista de comprobación práctica le ayudará a hacerlo:

Plantilla general de gestión de proyectos

= Fase previa al proyecto

Definir metas y objetivos (método SMART)

Aclare las expectativas de todas las partes

Forme un equipo

Crear un calendario

Establecer un presupuesto

Establecer un plan de comunicación

– Implantar un software de gestión de proyectos

Crear un mapa mental del proyecto

Determinar el método de gestión de proyectos adecuado y comunicarlo al equipo

Crear un análisis de oportunidades y riesgos

– Análisis DAFO

= Fase de ejecución

Reuniones, sprints (tarea recurrente)

– Registrar las reuniones en notas

Comprobación continua del calendario (tarea recurrente)

Comprobación continua del cumplimiento del presupuesto (tarea recurrente)

– Registrar los costes reales

Retrospectiva del equipo (tarea recurrente)

Retrospectiva 1 a 1 (tarea recurrente)

Conclusión oficial del proyecto

– Celebración en equipo del proyecto finalizado con éxito

= Fase posterior al proyecto

Evaluación general de la gestión del proyecto

– Cumplimiento del calendario

– Cumplimiento del presupuesto

– Funcionamiento del equipo y comunicación

– Eficacia de las reuniones

Evaluar el impacto del proyecto en la empresa

Evaluar si el proyecto ha cumplido los objetivos

Revisión semanal para comprobar si el proyecto cumple los objetivos (tarea recurrente)

Escribir las lecciones aprendidas para la próxima vez

Freelo team 18. 1. 2023