¿Qué es el triángulo de hierro y cómo utilizarlo en la práctica?

Los proyectos no siempre salen según lo previsto. Todo gestor de proyectos lo sabe. Además, los proyectos nunca se terminan de forma barata, bien y rápida a la vez. A veces te pasas del presupuesto, otras necesitas añadir más funciones o no cumples el plazo. Entonces hay que llegar a un compromiso y poner en orden las prioridades. ¿Cómo? Con la ayuda del Triángulo de gestión de proyectos (o el Triángulo de hierro). ¿Tienes prisa? Entonces tienes que pagar más o modificar el alcance del proyecto.

Echemos un vistazo a los tres principales parámetros del proyecto y a los métodos para mantenerlos en equilibrio. Y ve cómo el triángulo de gestión de proyectos (no) fue utilizado por los creadores del Titanic. 🚢

Por qué y cómo trabajar con el triángulo de gestión de proyectos

Cada proyecto tiene ciertos límites – tiempo, alcance y costo – estos determinan la calidad del proyecto. Como gestor del proyecto, tu trabajo es encontrar un equilibrio entre ellos. Cuando una parte cambia, afecta automáticamente a las otras dos. Típico: un proyecto se ve en apuros de tiempo, por lo que tendrás que tomar una decisión – aumentar el presupuesto o recortar alguna parte del alcance. ¿Qué eliges?

A menudo veo que el diseñador intenta mover sólo uno de los bordes del triángulo y, por desgracia, con la misma frecuencia, veo que el diseñador se da por vencido tras un momento de argumentación y lo deja así. Al evaluar el (in)éxito del proyecto, oigo entonces „te lo dije“. Pero como director del proyecto, soy responsable de comunicar valores realistas de triple óptimo al resto de la empresa o al cliente en cada momento del proyecto.

Vratislav Cermak, consultor de productividad personal y gestión de proyectos.

El triángulo de la gestión de proyectos determina la calidad del proyecto, ayuda a gestionar las responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto, pero también las expectativas de los clientes. Al principio del proceso de planificación, establece con el contratista

1. Los parámetros HASTA CUÁNDO (tiempo), PARA CUÁNTO (costo), QUÉ Y CÓMO (alcance).
2. Las prioridades: cuál de estos tres parámetros es más importante para el proyecto y cómo se gestionarán en caso de que sea necesario introducir cambios.

Por ejemplo: Un cliente quiere crear una nueva tienda electrónica. Para obtener unas instrucciones concretas, le haces tres preguntas (para cuándo, por cuánto, qué y cómo). Pero es probable que los requisitos cambien con el tiempo y tengas que satisfacerle a medias. Por eso necesitas conocer las prioridades del proyecto:

• TIEMPO – Quieres lanzar la tienda electrónica lo antes posible. Entonces tendrás que presionar para conseguir recursos (más dinero, personal…) o reducir el alcance (recortar el desarrollo de funciones menos importantes).
• COSTO: quieres que la tienda electrónica sea más barata y no puedes pasarte del presupuesto. Entonces tiene que dar más tiempo al equipo o sacrificar parte del resultado (el alcance).
• ALCANCE – Quieres que la tienda electrónica esté aún más repleta de funciones y gadgets. Entonces tienes que ampliar el plazo o añadir más recursos.

Una ilustración de cómo funciona el equilibrio del triángulo.

Tres limitaciones del proyecto: tiempo, alcance y costo

Para trabajar eficazmente con la triple imperativa del proyecto, hay que conocer a fondo los tres parámetros que determinan la calidad de un proyecto: tiempo, alcance y recursos.

Una ilustración del Triángulo de hierro.

1. 1. ALCANCE (más tareas = más tiempo o recursos)

¿Qué hay que hacer en el proyecto y con qué calidad? Para tener una mejor visión de conjunto del alcance, utiliza la tan apreciada EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). Desglosa el trabajo en paquetes de tareas lo más pequeños posible. Después, por supuesto, introdúcalos en el software de gestión de proyectos. En relación con los otros dos parámetros, se aplica una proporcionalidad directa: cuanto más grande sea el alcance, más tiempo y dinero necesitarás.

💡 CONSEJO: ¿Cómo añadir más mejoras a un proyecto sin aumentar el alcance?👉 MVP – Producto Mínimo Viable. Es la forma más simple de producto que es utilizable y funcional. Así es como pruebas el interés en un producto que seguirás mejorando a través de la retroalimentación. Pero ten en cuenta que incluso un MVP tiene que ofrecer algún valor – por lo que no tiene que ser un producto perfecto, pero debe ser revolucionario.

2. TIEMPO (poco tiempo = más recursos o menor alcance)

No solo tienes que decidir cuándo debe completarse cada tarea, sino también cómo se construyen unas sobre otras: hasta que no completes una, no podrás pasar a la siguiente. Para saberlo, utiliza el método del camino crítico o el diagrama de Gantt, en el que confían hasta el 60% de los gestores de proyectos.

Y si algunas tareas y procesos llevan más tiempo del que deberían, es fácil descubrirlo: Control del tiempo. Cuando empieces a trabajar en una tarea, activa el cronómetro de la aplicación con un solo clic. Gracias a los informes resumidos, podrás ver cuánto tiempo has dedicado tú o tu equipo a las tareas y si ha merecido la pena.

3. COSTO (pocos recursos = menos alcance o más tiempo)

Incluye todos los costos del proyecto. Además del presupuesto financiero, por ejemplo, el número de personas del equipo o el equipamiento necesario (mobiliario, electrónica, software).

Por supuesto, hay que controlar el presupuesto durante el proceso. Esto es fácil de hacer en una herramienta de gestión de proyectos, por ejemplo. Estableces un presupuesto para un proyecto o una lista de tareas específica con las tareas, la tarifa horaria de cada miembro del equipo y controlas honestamente el tiempo dedicado a las tareas. Puedes controlar el gasto en curso y reaccionar con flexibilidad. Fácil, sin cálculos complicados. 👇

Cómo está cambiando la triple imperativa del proyecto en la era de los métodos ágiles

La tradicional triple imperativa del proyecto sigue siendo una parte importante de cualquier proyecto de éxito. Pero el tiempo, los costos y el alcance no son los únicos parámetros que determinan el éxito. ¿Qué más?

Cosas como:

• Riesgos 👉 Te pasas del presupuesto, no entregas el resultado a tiempo, la entrega de material se retrasa, un miembro del equipo se pone enfermo y el trabajo cuesta por ello. Todo esto puede afectar fundamentalmente a todo el proyecto. ¿Cómo prepararse para esto? Quizá con un análisis FODA.
• Calidad 👉 ¿Sabes qué expectativas tiene el cliente de la calidad de los entregables? ¿Ha acordado una tolerancia de calidad (por ejemplo, al producir una mesa de comedor ± 1 cm)? Los jefes de proyecto elaboran un plan de gestión de la calidad para estos casos.
• Beneficios 👉¿Qué valor se espera que aporte el proyecto a la empresa? Esto también afectará al trabajo durante el proyecto.

Un beneficio significativo de la gestión ágil es el enfoque principal en la entrega de beneficios/beneficios. Esta es la razón por la que el propietario del producto está tan involucrado en los proyectos, y tiene la capacidad de ajustar principalmente el alcance para lograr el valor.
Vratislav Cermak, consultor de productividad personal y gestión de proyectos.

Por eso es importante pensar no solo en el coste del proyecto, sino también en su valor. ¿Qué aportará a la sociedad? Y qué aporta a tu negocio? Jan Rezac, consultor y diseñador web, lo resume:

¿En qué se diferencia trabajar con la triple iniciativa de proyectos gestionados con métodos tradicionales de cascada o ágiles?

Cómo cambia el Triángulo de Gestión de Proyectos con los tipos Cascada y Ágil.

Todo se reduce a los parámetros que puedes mover en tu planificación:

En los proyectos en cascada, hay un alcance fijo al principio, como construir una casa de cuatro pisos. El tiempo y el coste se ajustan en consecuencia, y hay que hacer concesiones por el camino – pasarse del presupuesto, ampliar el calendario… Siempre hay problemas.

Los proyectos ágiles han invertido el triángulo. Se sabe cuándo entregar el proyecto, cuándo y por cuánto. El alcance, por otro lado, es una variable que aumenta o disminuye con el tiempo en función de la situación. Añades nuevas funciones y retoques en función del tiempo o los recursos que te queden.

Cómo trabajaron (o no) los creadores de Titanic con el triángulo de gestión de proyectos

Ir más allá del alcance, la agenda y el presupuesto es lo que hicieron los creadores de Titanic. Este enfoque del triángulo de gestión de proyectos no suele dar buenos resultados. ☝️ Pero tuvieron suerte. De los 110 millones de dólares iniciales (y eso ya era una suma astronómica en 1997), el precio final ascendió a 200 millones, y terminaron la película medio año después. Aun así, acabó siendo la primera película del mundo en recaudar más de 2.000 millones de dólares y ganar numerosos premios, entre ellos varios Oscar.

En conclusión

Ahora ya sabes cómo trabajar con el mágico Triángulo de Gestión de Proyectos, conoces muy bien los tres parámetros, así que ahora sólo tienes que ponerlo en práctica. Te ahorrará tiempo, dinero y seguramente innumerables momentos de estrés en la gestión de proyectos.

Y si no quieres que tu proyecto acabe así…

…usa Freelo. 😉

Freelo team 18. 1. 2023