10 leyes de oro para todo jefe: Cómo delegar trabajo y ahorrar dinero y tiempo con una herramienta de gestión de proyectos

¿Sabías que los proyectos bien gestionados tienen 2,5 veces más probabilidades de éxito? Pero ¿cómo gestionar un proyecto así de forma práctica? 👉 Realizamos una encuesta entre los jefes de empresas más pequeñas y grandes para averiguar cuáles son los 10 problemas con los que más luchan a diario y cómo los resuelven utilizando una herramienta de gestión de proyectos como Freelo, Asana o Trello.

Si todos avanzamos juntos, el éxito vendrá solo.

Henry Ford

1. Asignación caótica de tareas

¿Por qué un trabajo mal escrito es un problema?

Has puesto una tarea en el pasillo y tu colega no la ha hecho exactamente como esperabas. ¿Puedes echarle la culpa? Por supuesto que no. Tú cometiste el error: la tarea debería haber estado escrita (idealmente en un programa de gestión de proyectos), sin ambigüedades y tú deberías haberte asegurado de que tu colega la entendía correctamente. Si no lo haces, la tarea se modifica, le dedicas demasiado tiempo y molestas a mucha gente comunicándote sobre ella. Así que no lo hagas.

Antes de la introducción de Freelo, a veces nos encontrábamos con que un correo electrónico se enviaba a varias personas del equipo y todos pensaban que la otra persona se encargaría de él. Al asignar tareas a una persona concreta, esto prácticamente no ocurre.

Jakub Kofroň, cofundador y director general de Beneficio Media

¿Qué se consigue haciendo las tareas correctamente?

Con casi un 40% de proyectos que fracasan debido a requisitos mal definidos, está claro que no hay que subestimar este problema. Así que te toca a ti aprender a asignar y gestionar tareas correctamente e implementarlo en la práctica de todo tu equipo. Haga de la asignación de tareas una prioridad, porque…

• ahorrarás tiempo que podrás invertir en algo más importante,
• para que ahorres dinero,
• minimizas los malentendidos y el solucionador no tiene que hacer preguntas,
• es poco probable que olvides una tarea,
• es mucho más probable que aceptes una tarea cuando tienes un encargo claro y estructurado y sabes exactamente lo que tienes que hacer,
• se cumplen las expectativas y todo el mundo se siente bien con la colaboración fluida y la tarea

¿Cuál es la mejor manera de establecer la tarea?

Piense como un solucionador de problemas: escriba las preguntas que sin duda querría hacer si le dieran la tarea y no supiera nada del problema, y respóndalas. Al mismo tiempo, asegúrate de incluirlas:

1. suficiente información: a menudo ni siquiera te das cuenta de que algunos datos sólo los conoces tú, así que no crees que sea importante transmitirlos. Piensa en los Cuanto más clara sea la tarea, más probable será que el compañero la complete exactamente a tu gusto.
2. plazo de entrega de la tarea: cuando tenemos un plazo fijado por otra persona, solemos sentirnos más responsables de cumplirlo a
3. procedimiento: ¿ha pensado en los pasos que debe seguir un compañero al realizar una tarea? ¿O tiene algún procedimiento establecido? ¡Pásalo para agilizar el trabajo! Podría ser algo parecido a esto:
4. responsable de la tarea: siempre debe haber uno solo, para que quede claro quién es el responsable de la tarea en cada momento.
5. prioridad: cuánto quema la tarea, pero también cuán importante es (cuánto tiempo y energía debe dedicarle el solucionador: ¿es algo „rápido“ que cabe en el tiempo o algo más importante que debería importar de verdad?)

2. Comunicación ineficaz

¿Por qué la falta de comunicación es un problema?

Al igual que la caótica asignación, la mala comunicación del equipo le valió al proyecto un lugar infame entre las 5 principales causas de fracaso de un proyecto. Los interminables correos electrónicos „RE:RE:RE…“ son un quebradero de cabeza. Al igual que el hecho de comunicarse sobre las tareas en varios lugares (correo electrónico, WhatsApp, Slack, en el almuerzo…).

O como jefe, no dices nada en absoluto y esperas que los demás lo entiendan o intuyan todo por sí mismos. Pero las cosas no funcionan así. 🙂

¿Qué se consigue cuando se aprende a comunicar en equipo?

Por término medio, se tarda 23 minutos en recuperar la plena concentración cuando un compañero te interrumpe con un simple mensaje de chat. Eso son 3 horas al día perdidas si recibes ese mensaje cada hora durante el horario laboral normal. ¿Qué debe hacer como jefe? Establecer una política clara de comunicación (en línea) en la herramienta de gestión de proyectos que todo el equipo cumpla porque:

• se pierde menos tiempo comunicándose y buscando información (por ejemplo, con Freelo, cada miembro ahorra una media de 30 minutos al día),
• no te distraes con discusiones innecesarias y tienes espacio para trabajar en profundidad,
• puedes encontrar el historial de la discusión en un solo lugar y volver a él en cualquier momento (para encontrar un hito importante o aprender de los errores para gestionar otros proyectos).

Una gran complicación para nosotros cuando trabajábamos en un equipo grande era la interminable comunicación por correo electrónico. Nos perdíamos en ella. Cada uno respondía a una parte diferente del hilo y gestionar cualquier cosa, especialmente entre equipos, era absolutamente ineficaz. Así que decidimos cambiar la situación y elegimos Freelo.

Jaromír Krpálek, Jefe de Informática de Sanasport.cz

Consejos garantizados sobre cómo comunicarse eficazmente

Comunicarse de forma asíncrona

No ejerces presión para responder inmediatamente y no interrumpes la concentración del equipo, y el destinatario puede pensar en la respuesta tranquilamente. Está bien aclarar algunas cosas en persona o rápidamente en un chat, pero resume siempre el resultado directamente bajo la tarea en la herramienta con la que gestionas los proyectos para mantener el contexto.

Estructure sus comentarios

Utiliza párrafos, viñetas, numeración, resaltados. Los demás encontrarán su camino en el texto mucho más rápido y no tendrán que leerlo varias veces para entenderlo. Además, la numeración ayuda a los demás a responder a puntos concretos y nadie se pierde en la comunicación.

„Like“ y no respondas

¿Tu respuesta ya no es necesaria y el reto se acerca al final? Muestra tu aprobación o agradecimiento con un solo clic. En primer lugar, no te distraes tecleando y, en segundo lugar, al darle a me gusta, haces saber tu aprobación a una sola persona y no molestas a los demás.

3. Carácter no lucrativo de los proyectos

¿Por qué los proyectos tienden a perder dinero?

Te estás quedando sin dinero en algún sitio y no sabes dónde. No es precisamente una situación ideal cuando tienes un presupuesto fijo para un proyecto. ¿Sabes cuál es el inconveniente? Es muy posible que estés malgastando energía en actividades que no son rentables o que incluso generan pérdidas. Es importante llegar al meollo del rompecabezas del proyecto: ¿sabes cuánto tiempo dedica tu equipo a las tareas y has priorizado el proyecto correctamente?

¿Qué se consigue cuando se controla realmente el presupuesto del proyecto?

• por fin sabrás en qué inviertes demasiado dinero y qué actividades son rentables para la empresa y cuáles no tiene sentido continuar,
• controla quién dedica cuánto tiempo a las tareas y si fuera mejor invertir tu energía en otra cosa,
• descubrirás quién del equipo está contribuyendo a los beneficios y quién está arrastrando el proyecto,
• puedes intervenir a tiempo si algo no sale como

Gracias a la hoja de horas sobre las tareas individuales en Freelo, por fin sabemos a qué dedicamos horas y tenemos que pensar si merece la pena o si es conveniente centrarse en otra cosa.

Pavel Černý, Jefe del Departamento de TI, Autocentrum BARTH

¿Cómo controlar el presupuesto del proyecto y no gastar más de la cuenta?

Piensa en una aplicación de gestión de proyectos como una caja que vas llenando poco a poco con toda la información sobre un proyecto, puedes abrirla en cualquier momento y mirar dentro, o hacer una revisión completa del contenido de la caja. Todo en un mismo lugar, incluida una visión completa del presupuesto financiero del proyecto. Le ayudará a… 👇

Seguimiento del tiempo (seguimiento del tiempo en las tareas)

Un control honesto del tiempo le mostrará quién ha trabajado en una tarea y cuándo, cuánto tiempo le ha llevado y si ha merecido la pena. ¿Cómo funciona en la práctica? Basta con encender el cronómetro en línea justo en la tarea cuando se está trabajando en ella. Lo mejor es que al dividir la tarea en subtareas, el equipo puede hacer un seguimiento del tiempo en subpasos específicos. Si eliges el software adecuado, por fin podrás prescindir de aplicaciones como Toggl o Harvest y medir el tiempo directamente en ellas.

Por ejemplo, así se ve en la herramienta del lunes… Y así es como los usuarios de Freelo miden el tiempo…

Establecimiento de salarios por hora, informes de seguimiento y cumplimiento de los presupuestos de los proyectos

Cuando añades el seguimiento del tiempo a la configuración del reloj horario de todos los miembros del equipo, controlar el coste de todo el proyecto es pan comido. Sabrás exactamente cuánto tiempo y dinero te queda, si te has pasado accidentalmente del presupuesto y si es mejor que reevalúes tus planes durante el proceso utilizando las prioridades y el triángulo de hierro. Y luego puedes facturar directamente, por ejemplo, conectándote a Fakturoid.

4. Funciones y responsabilidades poco claras

¿Por qué las competencias poco claras son un gran problema en una empresa?

¿Quién es responsable del (des)éxito de sus proyectos? ¿Lo sabe? 🤔 Si no lo sabe, tampoco    lo sabe su equipo. Entonces puede que se encuentre en situaciones incómodas en las que:

• nadie tiene ni idea de las actividades de las que es responsable,
• los solucionadores no saben a quién consultar de forma continua, por lo que obtienen resultados que no son de su agrado,
• el equipo no sabe cuánta energía y tiempo dedicar a cada tarea, por lo que pierde tiempo en tareas inútiles,
• no existe una sustituibilidad fija de las personas del equipo, por lo que las tareas resultan costosas cuando alguien se pone enfermo o se va de vacaciones,
• la gente se tira la tarea como si fuera una patata caliente, nadie quiere responsabilizarse de ella, así que se queda a medias o no se cumple en absoluto.

¿Qué mejora cuando todos los miembros del equipo conocen su función?

¿Sabía que los empleados rinden más cuando saben exactamente cuál es su función y qué competencias deben mejorar? Porque entonces…

• las personas completan una tarea con más cuidado y rapidez cuando saben que son responsables de ella (o de parte de ella),
• ya no oirás la excusa de „debería haberlo hecho“,
• sólo se dedica a todas las tareas el tiempo que usted y su equipo establecen, lo que le ahorra tiempo y dinero para actividades más importantes,
• ya sabes a quién le toca,
• ahorra mucho tiempo a los jefes de proyecto, porque los miembros del equipo saben qué posición ocupan en el proyecto, qué pueden decidir por su cuenta y qué tienen que consultar con la dirección. Así no acuden a ti con cada pequeña

¿Cómo establecer roles de equipo verdaderamente funcionales y las competencias necesarias?

El primer paso es establecer una matriz de competencias. Esto le ayudará a evaluar todas las competencias actuales de sus empleados y a determinar qué competencias deben perfeccionarse y qué otras competencias serán útiles en el futuro para el progreso de su empresa y del propio empleado. Es importante tener a la vista las competencias y funciones para que todos puedan recordarlas de vez en cuando.

¿En la práctica? 👉 Anótalo como nota de proyecto en la herramienta de gestión de proyectos para que cualquiera pueda recordarlo en cualquier momento. Siempre está a la vista y en un lugar donde puedes añadirle y actualizarlo en cualquier momento.

¿De qué otra forma se puede fomentar una comprensión adecuada de las funciones y competencias del equipo para tener un equipo más eficaz? 👇

Etiquetar y eliminar personas del debate

Ya hemos dicho que una tarea debe tener siempre un único responsable. Pero a veces es necesario que otras personas participen en la discusión. O incluso todo el equipo…

Historia completa de la discusión

Puedes volver sobre la tarea años después de que se haya completado. Por eso nunca oirás frases como „yo no tuve nada que ver en esto“ o „definitivamente no soy responsable de esto“.

5. No queda tiempo para las tareas importantes

¿Por qué no te ocupas de las cosas importantes?

La lista de tareas pendientes es larga y el tiempo escaso. Cuanto más ocupado estás, más inclinado estás a centrarte en tareas urgentes con una fecha límite clara, independientemente de su importancia: es el llamado Efecto de Mera Urgencia. Y así vas posponiendo continuamente tareas más importantes sólo porque no tienen fecha límite y sospechas que te quitarán más tiempo. ¿Qué tal si te paras una hora y haces un hueco para pensar, por ejemplo, en nuevas ideas de marketing? ¿Cuándo fue la última vez que lo hiciste? Aprende a gestionar algo más que el cumplimiento de los plazos.

¿Qué se obtiene cuando se aprende a distinguir lo importante de lo agudo?

Por supuesto, no renuncie por completo a los plazos fijos. Son importantes. Ahora le toca a usted aprender a distinguir entre las tareas urgentes y las importantes y dejar espacio para ambas. Permita que su equipo haga lo mismo, porque entonces…

• no cargarás con la conciencia de tareas importantes inacabadas,
• te resultará mucho más fácil trabajar y no estarás estresado,
• encontrará un flujo de trabajo eficaz,
• los plazos hacen que las tareas se relacionen mejor entre sí y que el equipo esté motivado para completarlas a

¿Cómo sacar tiempo, aunque las tareas sean muchas?

Reservar tiempo proactivo para las tareas importantes

Dedica una hora al día a las tareas importantes (no urgentes) y concéntrate en ellas. Quizá por…

…Bueno, probablemente puedas encontrar una forma mejor de concentrarte. ¿Qué tal activar el modo de enfoque en tu teléfono y apagar todas las notificaciones? 🔕

Fijar plazos para las tareas

Reparte tareas entre los miembros de su equipo y fija plazos para su realización. Sea igual de „estricto“ con usted mismo. Márcate un plazo para todo lo que te parezca lógico y sepas que, de lo contrario, lo dejarías para más tarde.

Está a sólo unos clics en la herramienta de gestión de proyectos. En Freelo, puedes incluso fijar una fecha límite para las subtareas:

A continuación, todas las tareas se introducen automáticamente en tu calendario, donde las tienes al alcance de la mano.

Supervisar el rendimiento de las tareas

Por ejemplo, puede hacer un seguimiento de sus tareas mediante filtros. Puedes ver fácilmente las tareas por fecha de vencimiento, cambios en las fechas de vencimiento o tareas completadas.

Establecer recordatorios de tareas

Para asegurarte de que no te olvidas de tus deberes o de tu hora proactiva habitual, ponte un recordatorio. Es más fácil en el software de gestión de proyectos que poner una alarma o escribirlo en la agenda, ¿no crees? 🙂

Utilizar tareas repetitivas

Las tareas repetidas son igual de eficaces. Sirven para actividades que realizas con regularidad: reuniones periódicas, campañas anuales de marketing, estados financieros, etc.

Nos encantó la posibilidad de hacer en equipo tareas repetitivas en Freelo. El contable ya no tiene que estresarse por saltarse un plazo de impuestos.

Michal Polesný, Director Financiero de Fruitisimo

Trello, por ejemplo, resuelve las tareas repetitivas mediante lo que se conoce como „tarjeta de refresco“.

6. Mala delegación del trabajo

¿Por qué es necesario delegar el trabajo para que un proyecto tenga éxito?

Quieres tener una visión general absoluta de las tareas del proyecto, controlas todos los pequeños entregables de tu equipo y prefieres hacer tú mismo la mayor parte del trabajo. ¿Sabes cómo se llama? Micro gestión. ¿Piensas que „nadie lo hará por mí“ o que „nadie lo hará mejor que yo“? ¿Y para qué necesitas todo un equipo de personas de calidad? 👀

¿Qué consigues cuando por fin empiezas a delegar trabajo en tus compañeros?

Haces lo que puedes, pero las tareas siguen aumentando en lugar de disminuir. ¿Qué podemos hacer al respecto? En realidad, es muy sencillo: deshacerse de los asesinos de la delegación, porque…

• liberando las manos para tareas importantes,
• demuestras que confías en el equipo y la gente trabajará con más cuidado,
• vigila los proyectos,
• se centrará en los principales problemas y riesgos del

¿Cómo delegar el trabajo eficazmente?

La clave, por supuesto, es reunir un gran equipo de proyecto en el que confíes y que sepas que completará las tareas tan concienzudamente como tú, y muy posiblemente incluso mejor. Entonces, delegar es pan comido. La herramienta de gestión de proyectos te lo pone fácil, por ejemplo:

Plantillas para procesos repetitivos

Imagina que un empleado clave cae enfermo durante un mes. ¿Podría alguien sustituirle rápidamente? Las plantillas garantizan una fácil sustitución.

Como organización sin ánimo de lucro, no tenemos mucho dinero, así que mucha gente se sienta en varias sillas a la vez. Tenemos que sustituirnos unos a otros e improvisar. Nos repartimos las tareas, pero en un momento dado alguien tiene que tomar el relevo. Eso ya no es un problema, gracias a Freelo. Cualquiera puede enlazar a un hilo que exista donde se describan las cosas y ponerse al día más rápido.

Nikol Buresova, fundador de la organización sin ánimo de lucro Pet Heroes

Son ideales sobre todo para tareas que se repiten con regularidad y para las que ya se dispone de un proceso funcional establecido.

Poco a poco, irá creando una biblioteca de plantillas que le permitirán delegar tareas, pero también mantener los procesos funcionales de la empresa y mejorarlos continuamente.

🚀 Introducir lista de control por Dalia Musil: Cómo crear nuevos procesos que le permitan delegar su trabajo en cualquier persona de su equipo.

7. Perder el hilo del proyecto

¿Por qué el caos en las tareas también es un problema para su psique?

De alguna manera has perdido la pista de las tareas que has establecido y completado, y por tanto el estado del proyecto. El flujo de trabajo no funciona, no sabes en qué se ha trabajado, no tienes orden en las prioridades, simplemente es un caos que no te deja dormir.

Solíamos tener las tareas dispersas por partes en documentos compartidos o correos electrónicos y pegar papeles de colores en nuestros monitores. Freelo nos ayudó a crear proyectos separados, dividirlos en hojas de tareas pendientes y definir tareas individuales. Esto nos permitió coordinar las actividades a diario y comunicarnos de forma operativa y flexible dentro del equipo.

Romana Kohoutová, Directora de Desarrollo de Proyectos Estratégicos, Grizly.cz

¿Qué se consigue cuando reina el orden en lugar del caos en las tareas?

Si gestionas el proyecto correctamente (ordenando las tareas en hojas de tareas pendientes, asignando solucionadores de tareas, plazos…) y en una buena herramienta, básicamente no puedes tener un lío de tareas. Y ahí se acaba el problema, porque…

• el proyecto se acelerará priorizando y organizando todas las actividades,
• todo lo importante está siempre a la vista,
• usted y su equipo tienen un sistema sostenible establecido en la herramienta (un conjunto de reglas que agilizan los procesos).

¿Cómo ordeno mis tareas?

Visualización de tareas – kanban/fila

El tablero Kanban (vista en columnas) es especialmente popular entre los gestores que gestionan proyectos de forma ágil. Organiza perfectamente los flujos de trabajo y gracias a la visualización de las tareas puedes visualizar mejor todo el proyecto. Puedes tener las tareas divididas en columnas como En curso, En cola, Hecho o personalizarlo según tus necesidades.

Establecer la prioridad de las tareas

Para que su equipo sepa qué tareas debe priorizar, sólo tiene que establecer la prioridad adecuada: baja, media o alta. Por ejemplo, en Freelo puedes utilizar signos de exclamación de distintos colores ❗

Etiquetas para las tareas

Puedes seguir controlando tus tareas y proyectos. Marca las tareas como en curso o urgentes, divídelas por equipos en marketing, informática, RRHH, etc.

8. Consultas improductivas

¿Por qué las reuniones mal organizadas son un problema para toda la empresa?

Párate a pensar: ¿qué opinas de las reuniones periódicas en tu empresa? ¿Y cómo cree que las percibe su equipo? ¿No es típico que…

• son innecesariamente largas porque no puedes gestionarlas como gestor,
• Incluso personas que no participan en absoluto y pierden el tiempo,
• acudes a una reunión sin estar preparado e intentas „sudar la camiseta“ rápidamente,
• de la reunión no saldrá ninguna conclusión concreta,
• el tema de la reunión se desvía del orden del día original y se desata el

¿Qué se consigue cuando se cambia el enfoque de las reuniones de equipo?

Aburridos, improductivos y, en realidad, bastante inútiles: según la encuesta, el 71% de los consejos son exactamente así. La gente les dedica tiempo y eso cuesta dinero a la empresa. Por eso, como gestor, tienes que asegurarte de obtener un consenso significativo de varias personas al mismo tiempo y hacer avanzar el proyecto juntos.

La motivación para usted podría ser que…

• las reuniones se agilizarán y no alejarán a nadie de su trabajo,
• las reuniones serán ordenadas y con un resultado claro,
• obtendrá ideas, comentarios y perspectivas diferentes de personas que le serán útiles,
• evaluar si las actividades en las que está trabajando son (in)beneficiosas para el

Gracias a la herramienta de gestión de proyectos, la dirección sabe por fin en qué se está trabajando, qué hay que terminar, y no hacemos ninguna micro gestión. Las reuniones son sustanciales, rápidas y eficaces. Freelo nos ha ayudado a „vaciar la cabeza“.

Monika Martochová, cofundadora de Talentwork

¿Cómo celebrar reuniones eficaces?

Ir preparado a las reuniones

¿Sabía que cuando se organiza una reunión siguiendo un orden del día preparado de antemano, el tiempo de reunión puede reducirse hasta un 80%? Así que prepare una lista de temas a debatir y compártala con sus colegas con antelación.

Crear actas de reuniones para todo el equipo

Para que no se te escapen ideas ni comentarios, toma notas de los consejos. Si la reunión es más extensa (por ejemplo, trimestral), crea toda una hoja de tareas para la reunión, en la que puedas insertar directamente las tareas que salgan de la reunión, incluidos los solucionadores.

Si se trata de una reunión breve y rápida, puedes arreglártelas con notas ancladas al proyecto.

Sprints y standups con el equipo

El sprint suele ser un subidón de azúcar semanal o de 4 semanas, en el que se resume el trabajo realizado y se aclaran las tareas previstas para el siguiente periodo. Todas las tareas y notas se introducen en la herramienta de gestión de proyectos con antelación para que el equipo las revise. De este modo, no es necesario entrar en profundidad en la reunión y basta con decir brevemente si todo está claro.

Muestra de un sprint planificado para dos miembros del equipo de Freelo.

9. Las ideas se quedan en el cajón

¿Por qué cometes el error de no retomar tus ideas?

Siempre hay algo más „importante“ de lo que ocuparse, así que las ideas se quedan en el tintero o simplemente se olvidan. O, cuando tienes la motivación adecuada, escribes la idea en un papel, en tu agenda o en un correo electrónico. Y nunca vuelves a ellas. A menudo se trata de cosas importantes, como mejorar o acelerar un proyecto, cómo y dónde ahorrar dinero, cómo comunicarse mejor con el equipo y cómo motivarlo.

¿Qué obtienes cuando organizas tus ideas en una herramienta de gestión de proyectos?

Y ya estamos otra vez: ¿tareas importantes frente a tareas urgentes? Ahora ya sabes cuáles son las prioridades correctas. Tanto si eres tú quien toma las ideas de forma continua como si las delegas en tus compañeros en una aplicación de gestión de proyectos. La ventaja es que…

• todas tus ideas y conocimientos en un solo lugar y podrás volver a ellos en cualquier momento,
• el equipo puede participar en la elaboración de ideas y añadirlas directamente a la herramienta (si usted lo permite), dando a la gente la sensación de que participan en el funcionamiento de la empresa. Esto hará que se comprometan subconscientemente con el proyecto, se impliquen más y sean más productivos. Y, lo que es más: mejorará su sensación general de

¿Cómo se registran las ideas para no olvidarlas nunca?

Te recomiendo que cargues todas tus ideas en Freelo y vuelvas a ellas cuando maduren adecuadamente.

Valérie Klosová, fotógrafa independiente

Consejo sobre oro: utiliza la herramienta de gestión de proyectos como repositorio de ideas. Puedes apuntarlas en tus notas de proyecto y fijar un día al mes para volver a ellas y ordenarlas en tareas separadas.

Cómo está Authentica con ideas y actas de reuniones y sesiones de brainstorming en Freelo

…O crea un proyecto o una columna (lista de tareas pendientes) independiente directamente en el tablero Kanban. De esta forma puedes crear una tarea a partir de una idea y asignarle un plazo y un solucionador para asegurarte de que la idea no se queda en el tintero.

Lista de tareas para ideas en la aplicación kanban Freelo.

10. Un equipo poco motivado

¿Por qué un equipo desmotivado es un problema?

Dos preguntas para ti…

• ¿Tiene una cultura e identidad empresarial definidas y su equipo se guía por ellas?
• ¿Tiene notas escritas para los novatos, para que no tengan que hacer preguntas y puedan leerlo todo en un solo documento?

¿No? Entonces quizá ya sepas por qué a veces hay un caos innecesario en el equipo y la gente no está lo suficientemente motivada y apasionada para trabajar.

¿Cuáles son los beneficios de un equipo bien motivado para todo el proyecto?

La ecuación es sencilla: equipo motivado = equipo productivo. Los estudios han demostrado que los empleados correctamente comprometidos rinden un 20% más. Esto significa que buscan activamente formas de hacer su trabajo más eficazmente e implicarse en cosas que van más allá de su función laboral. No suena mal, ¿eh? 🙂

La motivación para usted podría ser que…

• un equipo motivado tiene un mayor „afecto“ por la empresa, por lo que se siente responsable de su prosperidad,
• el equipo tiene buen ambiente, lo que facilita el trabajo de todos,
• la gente querrá trabajar para su empresa y usted encontrará más fácilmente nuevos miembros para su equipo,
• un equipo motivado trabaja con más eficacia, lo que le ahorra mucho tiempo y dinero

La implicación del individuo en un esfuerzo de grupo es lo que hace que un equipo, una empresa, una sociedad y toda una civilización funcionen.

Vince Lombardi

¿Cómo motivar a la gente?

Motivar a los empleados no se consigue de la noche a la mañana, por supuesto. Se trata de crear confianza mutua y transparencia a largo plazo. ¿Cómo hacerlo?

Definir la cultura de la empresa

Debe diseñarse para eliminar el estrés en el lugar de trabajo. Escribe cuál es la visión y los objetivos de la empresa, qué valores defiende, qué estilo de comunicación utiliza.

Compórtate tú mismo de acuerdo con ellos. No te olvides de recibir regularmente comentarios de tus compañeros, quizá en sesiones individuales. Y, por último, pero no por ello menos importante, elige a las personas adecuadas para el equipo.

No olvide los cumpleaños de las personas de su equipo

Vacaciones, aniversarios de empresa, el final de un periodo de prueba… pon tareas recurrentes en tu herramienta de gestión de proyectos para que no se te olviden. Esto hace que las personas se sientan parte de la familia de la empresa, se sientan obligadas y estén más motivadas para trabajar en tu empresa y seguir recomendándola.

Así controla Freelo las vacaciones de todo el mundo

Crear un manual corporativo para principiantes

Notas en las que expliques cómo funciona en la práctica: qué tipo de comunicación (síncrona, asíncrona) prefieres, que el café es gratis, que los almuerzos se suelen pedir al por mayor, que el día de paga es el día 14 del mes, etcétera. Ahorra muchas preguntas al incorporar a un nuevo empleado y, por tanto, tu tiempo y el de los demás miembros del equipo. Puedes comunicar todas las novedades y cambios al equipo directamente en la herramienta de gestión de proyectos.

En conclusión: 10 razones por las que Grizly.cz eligió Freelo para la gestión de proyectos

Freelo team 18. 8. 2023