3 chyby, které vám zbytečně brání dotáhnout projekty do konce
Možná to znáte: máte rozpracované 3 projekty a na každém pořád něco hoří. Hasíte, co je zrovna potřeba. A na dotáhnutí těch zásadních činností nezbývá čas. Je jasné, že toho máte na svých bedrech víc než dost. Ale možná taky děláte 3 zbytečné chyby při dokončování projektu. Pojďme se na ně spolu podívat. Anebo si o nich poslechněte na bezplatném webináři Jak dotáhnout do konce vše důležité, i když nemáte dost času a sebedisciplíny.
Chyba č. 1: Myslíte si, že nedokončujete úkoly, protože na ně nemáte čas a energii
Jenže vše nedokončené podle psychologů vytváří v lidech duševní napětí. Říká se tomu efekt Zeigarnikové. Nedokončené úlohy neustále zaměstnávají naše nevědomí. Narušují naše soustředění, a to i když se třeba snažíme věnovat našim koníčkům či rodině.
Ve skutečnosti je to tedy naopak: Nemáte čas a energii na strategické úkoly právě proto, že nedotahujete věci do konce. Dostáváte se do začarovaného kruhu nedokončených úkolů.
TIP č. 1: Dokončete aspoň jednu drobnost a zažijte pocit úlevy
Díky efektu Zeigarnikové víme, že každý nedokončený úkol spotřebovává energii. Vyberte si proto 1–3 úkoly, které zvládnete dokončit rychle. Zažijete příliv energie, který můžete hned využít pro práci na nějakém náročném strategickém úkolu.
Mimochodem, víte, jak ušetřit 30 minut času denně?
Tak, že budete úkoly a komunikaci s týmem řešit ve Freelu, nástroji na projektové řízení.
TIP č. 2: Ulehčete si od nedokončených úkolů mentálně
Někdy našemu mozku stačí úkoly uzavřít mentálně. Nemusíte je fyzicky dokončit. Podstatné je prostě sobě nebo týmu říct, že tyto úkoly jsou pro tento týden uzavřené. A přesunout je na jiné časové období, a třeba i na plánovací nástěnce do speciálního sloupce.
Chyba č. 2: Snažíte se pracovat na všech úkolech
Výzkumy prokázaly, že při multitaskingu dochází k přetížení mozku. Mozek pak není schopen rychle zpracovávat informace. Kvůli tomu jsme při plnění úkolů pomalejší až o 40 %. Navíc, jak ilustruje obrázek, stejně žádný úkol nedokončíme dřív.
Jedna životaschopná dokončená věc je tedy lepší než 100 úkolů posunutých o 1 krok. Je to tak?
TIP č. 3: Zbavte se multitaskingu pomocí „nástěnky“
V projektovém řízení k tomu agilní metody jako SCRUM či kanban přímo nabádají. Stačí je využívat. Pokud pracujete ve standardním waterfall prostředí, vůbec to nevadí. Kanban board se dá využít i tam, stejně jako v osobním time managementu.
TIP č. 4: Neberte termíny tak vážně. Soustřeďte se na priority
Ať už si pomůžete kanbanem, nebo jen použijete selský rozum, je jasné, že klíčové je pracovat v jednomu okamžiku pouze na jednom úkolu. To znamená, že musíte poznat, co je ten správný úkol, který váš projekt posune k cíli nejrychleji. Je tedy potřeba dobře pracovat s prioritami a nenechat se strhnout pouhou výhružkou blížícího se termínu. Mrkněte se, jak se vymanit z moci termínů.
Agilní přístup vám umožní lépe pracovat s prioritami a rychleji reagovat na změny, což vám může pomoci v efektivním plánování a dosažení cíle projektu.
Chyba č. 3: Snažíte se k výkonu a dokončování vybičovat nefunkčním způsobem
Podle posledních výzkumů je primární motivací mozku útěk od diskomfortu. Kdykoliv se začneme cítit nepříjemně, náš mozek chce od toho pryč. A teď se podívejme, co si děláte. Chcete se pustit do velkého úkolu, ale neuděláte to. Jste na sebe naštvaní. Sebekriticky zhodnotíte, že jste líní. A potrestáte se vlnou výčitek. Mozek se cítí nepříjemně a chce od toho pryč. A může provést zkratku: velké úkoly – výčitky – to nechci.
Takže vzniká paradox. Chcete se výčitkami vybičovat k vyššímu výkonu, ale ve skutečnosti se pak váš mozek tomu výkonu vyhne. Navíc při této negativní motivaci dochází k vyplavení stresových hormonů, které snižují kognitivní výkon. Takže i když to vůlí urvete a do úkolu se pustíte, moc vám to nepůjde.
TIP č. 5: Nevyčítejte, ale hledejte důvody, proč to dokončit
Chápu, že pokud už měl být nějaký úkol dávno hotový, svádí nás to k výčitkám. Ať už vůči sobě, nebo vůči (ne)zodpovědnému členovi týmu. Je ale dobré se zastavit a říct si, jestli jsou výčitky opravdu na místě. Možná byly objektivní důvody, proč to stále není hotové.
A pokud chceme, aby už to bylo hotové, potřebuje náš mozek namotivovat a vytvořit podmínky pro vysoký výkon. To znamená dát mu dobré důvody, proč je potřeba se úkolu věnovat. Tedy popsat, jak na něm závisí úspěch projektu, zda na jeho výstupy čekají další lidé apod.
Na závěr: Jak se vyhnout zásadním chybám při dokončování
Úkolů je a bude hodně. Vlastně jich vždycky bude víc, než kolik jsme schopni dokončit. Jde o to, jestli se necháme sevřít stresem. A jestli ve snaze stihnout toho co nejvíc podlehneme negativním zkratkám mozku, které způsobí, že toho stihneme ještě méně.
Nebo máme možnost to udělat jinak. Stanovit si priority, snížit počet nedokončených úkolů a pracovat v jednom okamžiku na jednom úkolu. A především se umět k práci motivovat jinak než výčitkami a výhrůžkami. Ty totiž z dlouhodobého hlediska nefungují, a navíc snižují náš kognitivní výkon.
Bonusový tip: Přečtěte si, co dělat, když nestíháte a je toho na vás moc.
Autorkou článku je Zuzana Ježková, psycholožka, která dlouho pracovala jako projektová manažerka. Ráda se proto pohybuje na rozhraní mezi oběma obory. Učí, jak stíhat všechny úkoly bez stresu a zároveň si užívat života plnými doušky. Má blog Psychologické tipy a napsala e-knihu Hodina navíc každý den.
