Rozhovor s Janem Skovajsou z myTimi o tom, jak budují konkurenci světovému Fiverru

V rozhovoru Karel Dytrych vyzpovídal Jana Skovajsou – CEO služby myTimi, což je tým osobních asistentů, kteří za vás vyřeší jakýkoli úkol. V rozhovoru se Honza rozpovídal o tom, jak organizují obří delegovací kolotoč, ve kterém až 600 pracovníků dokončuje tisíce rozmanitých úkolů měsíčně.

Ahoj Honzo, můžeš se čtenářům v krátkosti představit? Co tě nejvíce vystihuje?

Ahoj Karle, to je celkem zajímavá otázka. Osobnostně jsem celkem přímočarý a často říkám to, co si myslím, samozřejmě s respektováním druhé strany. V zásadě funguju na základě jednoduchých principů: Snažím se být co nejlepší v prodeji, marketingu a podnikání. To vydělává peníze na investování. Investování vydělává peníze na cestování. Mým ultimátním osobním cílem je navštívit všechna zajímavá místa.

Představ nám trochu službu myTimi. Co děláte?

Vezmu to ze dvou stran. Na jedné straně je myTimi firma na outsourcing pro jednotlivce (obvykle freelancery a nebo pro malé firmy). Logika je zase celkem jednoduchá. Pomůžeme vám zákazníky získat (skrze marketing a sales) a pak vybudovaný byznys udržet (díky customer care). Všechny tyhle činnost děláme jak projektově, tak jednorázově.

To by samo o sobě moc zvláštní nebylo, kdybychom za tím neměli celý IT systém pro sdílenou ekonomiku, kde máme nějakých 500-600 lidí, kterým dáváme dílčí činnosti z celých projektů.

Toto má několik výhod: Jednak tím podporujeme freelance trh a volnost zaměstnávání a druhak má naše firma skoro 100% variabilní výrobní náklady. Zákazníkovi pak zaručujeme kvalitu dodaných věcí a projektový management.

Komu myTimi nejvíce pomáhá? Jaké jsou nejčastější úkoly?

Nejčastěji se jedná o IT firmy nebo e-shopy (menší a střední firmy), případně freelancery. Nejčastěji děláme weby, copywriting (články, newslettery, reklamy), grafiku, zákaznický servis, rešerše kontaktů a jejich následné volání, přepisy audia, SEM reklamy, analýzy klíčových slov a pak různorodé další úkoly.

Ujasněte si, co přesně chcete. Výsledek si představte v hlavě. Dejte tomu jasné parametry a to pak delegujte.

Kolik odbavíte denně úkolů pro své klienty?

To neměříme, měříme striktně Net Revenue. Kdybych to převáděl na úkoly, tak je můj odhad 90.000 min./20 = 4.500/min den tzn. odhadem kolem 100 úkolů.

Co jsou ty největší výhody oproti vlastnímu asistentovi nebo poptání dodavatele či freelancera napřímo?

Zejména se jedná o cenu – díky systému, přes který to děláme, jsme velmi často levnější než interní zaměstnanec. Když to pak porovnám s konkurencí nebo freelancery, tak jsme i násobně levnější. Dále pak zaručujeme vždy kvalitu dodání, díky systému QA, nikdo se s nikým nemusí dohadovat. Celý projekt přebíráme my – většina firem a freelancerů si projekty v marketingu a salesu neumí udělat sama, s námi se o nic nemusí starat. To je cílem celé služby. S asistentkou bych to neporovnával, protože to, co běžně dělá asistentka, děláme tak maximálně z 5 %.

Kde vidíš myTimi za 5 let? Jaké máte plány a vize?

myTimi má v plánu 3 milníky:

1. Narovnat B2B outsourcing pro malé a střední firmy – cílem je ho zrychlit, zkvalitnit a zlevnit.
2. Být plnohodnotná konkurence na poli jednorázových úkolů vůči Fiverr.
3. HQ v JAR a obsluhování firem v USA, UK, IR – čistě z důvodu lepšího nastavení ekonomik pro outsourcing (vyšší kupní síla vs. nákup levnějších pracovních zdrojů v JAR).

U komplikovanějších marketingových projektů nám Freelo šetří odhadem desítky hodin měsíčně. Stresu poměrně také dost, protože to spoustu věcí zjednodušuje, a to ve finále snižuje frustraci.

Freelo a myTimi propojuje efektivita a delegování. Jaké postupy a techniky používáš ty sám, abys ty a tvá firma byli efektivní?

Efektivita – všechno měříme, vždy. To, co nemůžu měřit, nemůžu kontrolovat. Máme zakázané zbytečné meetingy. Pracujeme s Eisenhowerovým diagramem jako příručkou pro prioritizování a na dílčí činnosti pak s tzv. pravidlem 6 úkolů (viz níže).

Delegování – pro to používáme diagram Kena Blancharda. Obecně razíme pravidlo, které chceme, aby vnímali i naši zákazníci – delegujeme uvnitř i externě vše, co dává smysl delegovat.

Máš nějaká pravidla a doporučení, která dáváte sami vašim klientům třeba pro zadávání poptávek?

Ujasněte si, co přesně chcete. Výsledek si představte v hlavě. Dejte tomu jasné parametry a to pak delegujte. Tím zamezíte možným omylům s výsledkem, protože pak přesně budeme vědět, co čekáte. Pokud nevíte, co čekáte, nechte to udělat nás na základě našich zkušeností.

Organizujete nějak koncové Timíky? Garantujete datum splnění úkolu? Co když zrovna nejsou úkoly pro Timíky?

Organizace Timíků (tedy našich pracovníků) je velmi přísná – všechny úkoly jdou přes QA manažery, kteří vše kontrolují a sebemenší chyby vracejí na přepracování, dokud to není super. Zároveň je masově školíme a zlepšujeme jejich dovednosti. Organizace je na denní úrovni. Představ si to, jako když organizuješ remote tým přes Freelo. Garantujeme vždy datum ukončení a z 99 % ho dodržíme. Když ho nedodržíme, tak je to bohužel na třetí straně, že nám chybí informace apod.

Dělali jste u vás nějaké opatření vzhledem k současné situaci? Jak vás postihla karanténa a jak jste se k tomu postavili? Jak to vidíš do budoucna?

Nedělali. 80 % všech lidí do kanceláře nechodilo ani předtím, což vyřešilo jeden problém. Náklady jsou u nás do velké míry variabilní, tzn. pokud se něco snížilo, tak se snížil i náklad. Nicméně karanténa pro nás znamenala pokles o cca 10-15 % a pak v dubnu růst na původní hodnotu, takže teď jsme přibližně tam, kde jsme byli. Situaci jsme využili k větším náborům Timíků, protože firmy byly v nejistotě a stoply své nábory.

Trend vnímám spíše pozitivně – jednak firmy v recesi hodně propouštějí interní zaměstnance a orientují se na outsourcing a druhak klesají mzdy, což mne pak zlevňuje náklad na dodání.

Používáme svou vlastní službu na realizaci interních projektů. Díky tomu můžeme hned dávat zpětnou vazbu, protože to, co nefunguje pro nás, nebude fungovat ani pro jiné zákazníky.

Máte nějaké očekávání jak současná koronavirová situace změní trh práce a způsob jakým lidi fungují? Bude víc homeoffice? Více outsourcingu? Více práce pro Timiho?

Tady tě asi zklamu, myslím si, že to realitu příliš nezmění. Z mého pohledu se nejedná o průlom v čemkoliv, jedná se o šok a z dlouhodobého pohledu mají věci tendenci se vracet k normálu. Možná to trochu ovlivní home-office, kde zaměstnavatelé zjistili, že zaměstnanci jsou schopni v pohodě pracovat na dálku.

Nedávno jste začali používat Freelo. Jaké výhody z jeho používání pro vás vyplývají?

1. UX – na toto jsem úplně fanaticky zatížený a nesnáším systémy, které nejsou intuitivní.
2. Má více možností, než klasický projektový nástroj.
3. Lokalizovaný v češtině a s českou podporou.
4. Přehlednost a snadný reporting.
5. Efektivita předávání úkolů.

Dokážeš kvantifikovat kolik času/stresu/nervů nebo něčeho vám Freelo šetří?

Používáme to pro některé komplikovanější marketingové projekty a tam nám Freelo šetří odhadem desítky hodin měsíčně. Stresu poměrně také dost, protože to spoustu věcí zjednodušuje a to ve finále snižuje frustraci.

Jak vypadá organizace práce u vás v týmu? Jak máte rozdělené klienty/projekty? Používáte checklisty? Jak plánujete práci a tak? Inspiruj prosím naše ostatní uživatele.

Na obrázku níže najdete již zmiňovaný princip 6 úkolů. Každý den máš 5 hlavních strategických operativních i neoperativních úkolů – strategie je závislá na pozici. Jsou to spíše úkoly, které dlouhodobě posouvají věci. Ty by přirozeně lidé odsouvali a místo nich by se věnovali operativě. Těch 5 úkolů musíš udělat jako první věc ráno a dokud nejsou hotové, tak nesmíš sáhnout na operativu. Pak je zde 6. úkol a ten má za cíl obsáhnout operativní činnosti.

V tuhle chvíli to máme rozdělené po Account Manažerech, kteří slouží zejména jako bod kontaktu se zákazníkem, případně organizace projektů. Každý Account má svoji specializaci, někteří dělají sales, jiní marketing, jiní jednorázové úkoly a organizují dispečery atp. Pod Account Manažerem je tzv. QA, který řeší zejména kvalitu zpracování a to, aby zákazník nikdy nedostal šmejd. Je to člověk, který úkoly rozděluje v rámci crowdsourcing platformy.

Klienty a projekty máme rozdělené na jednorázové (B2C) nebo dlouhodobé firemní spolupráce (B2B).

Máte definované i procesy? Podělíš se případně o nějaké?

Máme definovanou hromadu procesů, používáme pro to náš CMS a Procesoid.

Bez jakých pomůcek a nástrojů si nedovedeš představit chod firmy?

Za mne cloudové úložiště, google docs a náš vlastní systém.

Snažíte se přímo i vy využívat vlastních služeb myTimi pro chod firmy? Jste tak sami sobě zákazníkem?

Ano, přesně takhle to děláme. Např. marketing dodáváme sami sobě a měříme ho úplně za stejných podmínek jako u zákazníků. Tím vlastně testuji svoji vlastní službu a dostávám se do kůže zákazníka. Díky tomu můžu hned dávat zpětnou vazbu, protože to, co nefunguje pro mne, nebude fungovat ani pro jiné zákazníky.

Honzo, kdo tě v podnikání nejvíce ovlivnil a čím?

Já asi na nějaké modely nebo vzory moc nejsem. Ale kdybych měl zmínit, tak asi Arnold Schwarzenegger.

Doporuč nám na závěr nějaké weby, články, knihy nebo podcasty, které by nám neměly utéct.

Pravidelně čtu blog od Hubspot, koukám na videa od Ahrefs, případně edukativní videa od YC combinator.

• Řízení lidí – James Hunter a jeho kniha Servant Leadership
• Procesy – Peter Drucker, Effective executive
• Škálovatelnost byznysu – Reid Hoffman, Blitzscaling
• Marketing – Geoffrey Moore, Crossing the Chasm

Díky za tipy a rozhovor. Ať se daří!

Karel Dytrych 10. 8. 2020