Produktivita 2018: Jaké úkony zařadit týdně, měsíčně a ročně, abyste pracovali bez vyrušení?
První týdny nového roku máme za sebou. Spolu s nimi přišla první porušená předsevzetí. První nával pracovního stresu. A domeček správně naplánovaného time-managementu se hroutí. OK. Nevadí. Smeťte nepovedené zbytky a začněte nanovo. Místo tučného to-do listu si vezměte za svůj jeden nenáročný návyk. Pravidelné čištění. Vaší mysli i digitálního světa, který ji ovlivňuje. Protože pořádek dělá přátele. Tentokrát vám postačí zaznačit si do kalendáře pár jednoduchých úkonů, které se na denní, týdenní, měsíční a roční bázi postarají o vaši klidnou mysl a úspěšné podnikání.
1) Jednou ročně
Osvěžte svou vizi
Do nového roku bychom měli vstoupit rekapitulací. Odkud jsme přišli, kde jsme a kam jdeme. Netřeba sepisovat 100 cílů a přání nebo najímat kouče. Konceptů, o které se můžete při svém mapování opřít, je mnoho. Někdo si vystačí s papírem, tužkou a pár záchytnými body. Jiný si kreslí mind mapy v Evernotu nebo lepí nástěnky vizí. Analytické typy si vystřihnou pár grafů a prognóz. Hackeři hledají zkratky k cílům. Pomoci vám mohou nástroje jako Wheel of life (kolo života), japonský Ikigai nebo skandinávský Hygge, případně si můžete připravit vlastní vision board.
Zbavte se nepotřebného
Ohlédněte se za minulým rokem a odpovězte si popravdě: V jakých obdobích minulého roku jsem byl/a nejproduktivnější? Čím to bylo? Co jsem odstřihl/a, co jsem změnil/a nebo si dovolil/a, že mi práce tak šla? Kdy to naopak šlo ztuha? Co mě tehdy brzdilo? Co nebo kdo mě pořád drží zpátky? Leden je skvělý na vyhození všeho, co už nemá ve vašem životě smysl. Můžete se zbavit fyzických věcí, například starého oblečení, které darujete potřebným. Nebo myšlenkových vzorců a návyků, kterým je čas zamávat na rozloučenou. V neposlední řadě budete mít víc než kdy jindy odvahu změnit nebo uzavřít vztahy, které vás „zanáší“.
Velký detox se týká také elektroniky
Udělejte revizi. Zaktualizujte, vyčistěte a zrevidujte počítač, laptop, telefon, tablet a cokoli dalšího používáte. Starší fotky si pošlete na cloud, abyste měli v mobilu místo na dokumentaci nových zážitků. Zrevidujte appky — hlavně ty, za které platíte. Zapojte operátory, kterým za pobyt v online světě platíte. Kdy jste naposledy kontrolovali nabídku internetových služeb, televize, telefonních operátorů? Nemají dávno výhodnější nabídky? Sami vás na to neupozorní, ale když se ozvete, zpozorní. A dost možná vám vystřihnou daleko lepší podmínky, než za jakých jste existovali dosud.
Jak může vypadat takový mobilní detox si můžete přečíst u Dana Gamrota.
2) Jednou měsíčně
Pročistěte e-mail
Nemusíte praktikovat radikální politiku zero-inbox, pravidelná údržba a nastavení jednoduchých pravidel vás však duševně osvobodí. Není největšího nepřítele produktivity než plná schránka, vyřizujte a mažte proto pravidelně. Co se týče třídění e-mailů, někomu fungují barvy, jinému přihrádky. Méně je však někdy více. Když e-mail rozkliknete, máte tři možnosti: 1) odpovědět a tím e-mail vyřídit, 2) delegovat, 3) e-maily vyžadující delší odpověď a vaše plné soustředění, si můžete označit znovu jako nepřečtené a vrátit se k nim v pátek odpoledne.
Pokud to jde, omezte počet příchozích informací nebo počet kanálů
„Pravidelně se odhlašuji z každého newsletteru, který jsem si dvakrát po sobě nerozklikl. Totéž dělám s notifikační e-maily, které mě nezajímají.“ — To praktikuje spoluzakladatel Freela – Karel Dytrych. Kontrole podrobte také sociální sítě a aplikace. Co všechno máte lajknuto ale jen vás zahlcuje, nemilosrdně odklikávejte!
Bilance vynaloženého času, energie a vydělaných peněz
Že na měsíční bázi trackujete své příjmy (a někteří také výdaje), případně i počet hodin strávený na jednotlivých zakázkách (Věděli jste, že Freelo počítá za vás?) vám dá základní pohled na vaši pracovní efektivitu. Kromě tvrdých metrik jako hodiny a koruny zkuste sledovat i soft prvky jako energii, kterou na úkolech vynakládáte (co vám jde lehce a u čeho se sekáte), a pocity, jaké při a po úkonu zažíváte.
Stejný princip učí autoři knihy Designing Your Life Bill Burnett a Dave Evans (v češtině vydalo nakladatelství Jan Melvil pod názvem Designérem vlastního života). Evans a Burnett, sami úspěšní podnikatelé působící na Stanfordu, pracovali s tisícovkami ambiciózních lidí, manažerů a CEOs. „Sledujte, jaké silné stránky u pracovní aktivity zapojujete a co to s vámi dělá. Kdy naopak namáháte slabé stránky. Jestli cítíte při úkonu radost nebo vás ubíjí. V jakém prostředí jej provádíte, popřípadě s kým. To všechno vám pomůže odkrýt, co vám funguje a co chcete ve své pracovní rutině změnit.“
3) Jednou týdně
Diář plánujte chytře
Měsíční plán, který jste si vytyčili, na začátku každého týdne zrevidujte a nejprve naplánujte do diáře dvě tři aktivity, které vás nejvíc přiblíží k cíli. Řídíte-li lidi, projekty nebo sami sebe, plánujte si úkony do bloků. Dva celé dny na schůzky, dva na realizaci a pátek na administrativu. Nebo jakkoli jinak, ideálně však po větších úsecích vymezených na podobnou činnost. Máte-li možnost, minimalizujte meetingy nebo část z nich přeneste na Skype či Hangout.
„Hodně přemýšlím nad efektivitou mého času,“ píše na svém blogu zakladatel Mladého podnikatele – Jiří Rostecký. „Nejčastěji se pohybuji ve dvou lokalitách Prahy, jen velmi výjimečně za někým jedu někam jinam a všechny schůzky a porady se snažím směřovat do míst, kde se pohybuji nejvíce, kde to znám a kam to mám blízko. Kolikrát prosedím několik hodin v jedné kavárně a postupně se mi u stolu střídají všichni, se kterými se potřebuji setkat, což mi umožní uskutečnit co nejvíce schůzek v relativně krátkém čase bez zbytečného přebíhání.“
Stejně tak naplánujte mimopracovní aktivity
„To platí zejména máte-li rodinu. Pohoda a klid musí být na všech frontách, jinak to pak drhne všude,“ osvědčilo se spoluzakladateli Freela – Karlovi Borkovcovi. Jeho kolegové dodávají: „Nezapomínali bychom na sport. Aby byl člověk schopný efektivně pracovat u počítače, musí činnost kompenzovat denní fyzickou aktivitou.“
Sledujte posun
Ve stejný den, kdy si plánujete diář (třeba v neděli večer) se podívejte také do kalendáře a poznámek z minulého týdne. Zrevidujte, jak jste se posunuli v měsíčních cílech, co jste zažili, co se povedlo a co napříště uděláte lépe.
Spoustu cenných tipů si odnášíme z rozhovoru s koučkou Jankou Chudíkovou. Mrkněte / Poslechněte!
4) Jednou denně
Shortlist 1-3 priorit na daný den
Ten vyplývá z týdenního plánu a/nebo urgentních záležitostí. „Je nutné mít plán toho, co chci následující den dělat. Neměl bych začínat ráno s tím, že ještě nevím, do čeho se pustím,“ je přesvědčený náš Karel Dytrych.
Kontrola e-mailů
Je to tak. Nezbláznili jsme se. E-maily stačí v dnešní době kontrolovat jednou, dvakrát, maximálně (!) třikrát denně. Názory na to, kdy se návalem požadavků na vaši osobu zabývat, je spousta. Danielu Gamrotovi se osvědčilo věnovat dopoledne nejhlubší práci. Schránku a aplikace otvírá kolem 11:00, kdy má hlavní úkony dne hotové (poznejte spoustu dalších produktivních návyků, které si osvojil). Jiným svědčí ráno a odpoledne.
Aplikace a nástroje
Co se týče pracovních aplikací, jako je Slack nebo Freelo, tam můžete dlouhou absencí zpomalit nebo jinak ovlivnit práci týmu, který na vás spoléhá. Záleží tedy na domluvě a zavedených zvycích. I ty ale můžete změnit! Tak jako tak, zařazujte alespoň hodinové, ideálně dvouhodinové bloky na ničím nerušenou práci.
Radost
Dlouhodobě produktivní budete jen v případě, že na část dne na produktivitu vědomě úplně zapomenete. Naplánujte si něco, co vás fakt baví – a nemělo by to být povolit si oblíbené rychlé občerstvení a pak ho zhltnout před notebookem.
I v tom nejuspěchanějším dni si najděte 15-30 minut na sport, meditaci či drobnou radost. Zajděte si na rande, otevíračku nového coworku, vyrazte do kina, hrajte si s dětmi, pusťte se do podcastů, jděte bruslit či do sauny. Vaše energie do dalšího dne vyletí nahoru!
My ve Freelu jsme si dlouho přáli dělat vlastní podcasty, až jsme si sen v lednu splnili. První díl s Tomášem Reinbergrem o vedení sportovců jako svobodné firmy si poslechnete tady.
Foto: startupstockphotos.com
