Martin Vachata z FotoŠkoda: „Jak ukočírovat festival pro stovky lidí?“
Na přelomu letošního května a června se v pražském paláci Langhans ve Vodičkově ulici odehrál již několikátý ročník oblíbeného fotografického festivalu FotoŠkoda FEST. Sešla se velká spousta fotonadšenců i ostřílených fotomatadorů a dali bychom ruku do ohně za to, že si více než 80 akcí, workshopů a přednášek opravdu užili. Ale i když i nás ve Freelu focení děsně baví, o tom, co se na festivalu dělo, teď vůbec psát nebudeme.
Místo toho jsme pozvali do nedaleké kavárny Martina Vachatu, projektového manažera fy FotoŠkoda, abychom si popovídali o zákulisí jeho práce, pořádání festivalu a o tom, jak náročné je uřídit celý tým, který se na zajištění oblíbené fotografické akce podílí.
FotoŠkoda je skoro ideálním příkladem úspěšné české firmy, jaké ale byly její začátky?
Já i Martina Susová (pozn. kolegyně a marketingová specialistka FotoŠkoda) to známe celé vlastně jenom z vyprávění, protože nám tehdy oběma bylo asi 5 (smích), ale majitel firmy, pan Milan Škoda, firmu původně založil jako prodejnu použitého zboží. Hned od počátku měl ovšem v hlavě záměr nabídnout nejen použitou, ale i novou fototechniku, včetně fotografických služeb. Vytvořit takovou komplexní profesionální prodejnu. No a když to velmi zkrátím, tak požadavky zákazníků rostly, objem prodávaného zboží také a my chtěli zákazníkům vždycky ukázat něco víc, než jen to, po čem byla poptávka. Postupně nám přestaly stačit prostory a firma se přestěhovala do paláce Langhans, kde sídlí dodnes.
Kolik lidí aktuálně pro FotoŠkoda pracuje a jakým způsobem máte rozdělené pracovní týmy?
Celkem teď máme něco přes 100 zaměstnanců, včetně externistů, a mohlo by vás zajímat, že z toho ve Freelu máme cca 20 uživatelů. Kompletní marketing včetně copywriterů, produktové manažery a IT. Z ostatních oddělení většinou po jednom zástupci.
Prozradíte nám průměrný věk vašich kolegů a jaký mají vztah k technice a novinkám?
My si myslíme, že jsme mladý kolektiv.. minimálně duševně (smích). A fotografování nás baví skoro všechny. Naše HR podle toho i trochu hledá zaměstnance. Vztah k technice je rozhodně kladný, a co se kde objeví nového, to samozřejmě sledujeme skoro všichni.
Máme tu lidi, kteří fotí třeba na dřevěné deskové fotoaparáty, stejně tak ty, kteří sledují nejnovější trendy a čtou drbací fóra o posledních novinkách. Každého baví něco trošku jiného, což ale firmě umožňuje mluvit se zákazníkem odborně úplně o všem, co souvisí s fotografováním.
Už jste zmiňoval, čím vším se FotoŠkoda zabývá, ale kromě toho se věnujete také spoustě zajímavých projektů, od pořádání výstav a workshopů, přes organizaci festivalu FotoŠkoda FEST a propojení jste dokonce i s kavárnou Člověka v tísni, nebo galerií Langhans. Co je podle vás pro úspěšnou realizaci takových náročných projektů důležité?
Pro nás je asi nejdůležitější mít okolo sebe tým zapálených a schopných lidí pohybujících se ve fotografii napříč obory. Velkým přínosem je tým vnímající potřeby a zájmy dané cílové skupiny “hobíků” nebo profesionálních fotografů. Takový tým pak může podle zadání kreativně, dobře a rychle řešit jednotlivé úkoly. Většina z nás ve FotoŠkoda věří, že práce v týmu je vhodnou příležitostí pro vzájemné předávání zkušeností a každého jednotlivce pohání k lepším výkonům. V tom nám upřímně řečeno pomohlo i Freelo. Zlepšit tok informací k jednotlivým kolegům a být hnacím motorem v dodržování termínů.
Pracujete i s externími kolegy?
Ano, bez toho bychom se neobešli. Myslíme si, že když zaměstnáme člověka jako externistu nebo na zkrácený úvazek, tak mu umožňujeme víc dělat právě to, co ho baví. Samozřejmě pro zaměstnavatele a vedoucí týmů je to pak složitější celé zorganizovat a bez šikovných nástrojů se to podle mě prostě neobejde.
Jaké techniky v rámci týmové spolupráce na projektech využíváte? Děláte pravidelné porady, brainstormujete, tvoříte si myšlenkové mapy, poskytujete zpětnou vazbu?
Porady asi nejde nikdy úplně odstranit. U nás jsme měli dlouhou dobu problém, že jsme se sice radili, ale dlouho z toho nebyly žádné kloudné výstupy. Teď se postupně učíme nosit si notebook a Freelo i na porady. Jo a ty porady se nám občas zvrhnou v brainstorming a pak tam sedíme 3 hodiny (smích).
Jinak každý používá, co mu vyhovuje. Kolegyně Martina aktuálně dost jede na Sticky notes, já a naši web developeři pracujeme spíš s myšlenkovými mapami – já jsem si oblíbil XMind. Přijde mi také fajn průběžně dokumentovat, co děláme. Tvořit si tutoriály nebo návody. Dělám to hlavně proto, abychom třeba u dlouhodobějších projektů nemuseli zbytečně a zdlouhavě přemýšlet, jak něco fungovalo, nebo co jsme kde nastavovali. Prostě se podíváme a víme.
Čas od času se i v týmu, co šlape jako hodinky, objeví komplikace při plnění úkolů, nebo dotahování projektů. S čím jste se potýkali u vás?
My jsme donedávna (je to pár let zpátky) byli především offline prodej a online jsme řešili strašně málo. Největší komplikací v online projektech tedy zřejmě je, že se pořád učíme, jak by se to mělo dělat. A jsme rádi za každou informaci nebo šikovný hack, ať už se jedná o aplikaci, nebo rady od našich vývojářů z Praguebestu.
Freelo ve FotoŠkoda používáte už téměř rok. Na které úkoly nebo projekty se vám osvědčilo nejvíc?
Martina, která má na starosti celou organizaci velkého FotoŠkoda FESTU, ho začala používat právě pro tyto účely. Je to největší event, který pořádáme – celý týden desítek fotografických přednášek a workshopů. Pořadatelsky se na něm interně podílí nejvíc lidí a má několik stovek účastníků. Nevím, zda to je tím, že jsme s ním začali, ale právě tenhle event nám ve Freelu neuvěřitelně sedí. Úplně super je, že když se blíží další ročník, stačí použít ukončený projekt jako šablonu a pár kliknutími vytvoříme úplně stejný projekt. S každým dalším festivalem tak zapomeneme na míň věcí. (smích)
A nebyl pro vás problém adaptovat do Freela i nové kolegy, nebo externisty, kteří s aplikací neměli vůbec žádné zkušenosti?
U někoho to nebyl vůbec problém, u jiných dosud bojujeme. Fakt, zda byl člověk externista, nebo stálý zaměstnanec, prakticky nehrálo roli. Často bylo těžké vytáhnout zaměstnance z nějakého jeho stereotypu. Zpracovali jsme si i interní tutoriál, něco jako “desatero rad jak používat Freelo”, které dáváme přečíst každému novému uživateli. Máme tak v aplikaci pořádek a nemusíme řešit, že si někdo založil několik nepotřebných projektů jen tak na zkoušku.
Na kolika projektech současně aktuálně pracujete?
Aktuálně máme založeno 9 projektů, z nichž 6 je velmi aktivních.
Jsou to spíš krátkodobé, nebo dlouhodobé záležitosti?
Krátkodobá věc je fotografický festival – veliký event, který trvá týden a připravuje se 3 měsíce. Kromě toho do Freela zadáváme běžnou produkci, takže vlastně krátkodobé i dlouhodobé věci. Trochu jsme se prali s tím, jak to oddělit a aktuálně se nám zdá dobré mít krátkodobé a dlouhodobé projekty oddělené.
Sledujete do detailu produktivitu, nebo efektivitu vašich týmů? Podle čeho poznáte, že vše běží jako po másle?
Hlídáme termíny a operativně i vytížení jednotlivých lidí. A také se učíme vzájemně si říkat, že občas nestíháme. Přijde mi lepší dopředu přiznat, že to asi nepůjde, než na poslední chvíli řešit a vymlouvat se, proč to nešlo.
Jaké další nástroje kromě Freela využíváte?
Pominu interní skladové systémy a pokladny. Marketingový tým jede ještě na Google Drive, hlavně co se dokumentů týče. Pro tvorbu obsahu webu máme na míru napsaný backoffice za e-shopem od našich kolegů z Praguebestu a občas používáme Facebook Messenger.
Máte ve FotoŠkoda nějaká specifika v rámci týmové spolupráce, která ovlivňují úspěch projektů, nebo jejich náročnost?
Protože využíváme externisty, a i díky tomu, jak vypadá naše sídlo palác Langhans, jsme rozstrkaní po různých místech a spousta z nás pracuje z domova. Sehnat všechny v jeden čas na jedno místo není úplně jednoduché, takže specifikum je možná to, že se nemůžu otočit a říct komukoliv osobně, že něco potřebuji. Jinak si myslím, že se extra nelišíme.
Děkujeme za příjemný rozhovor, Martine!
Jaké zkušenosti se svým týmem máte vy? Troufli byste si na pořádání velkého eventu bez chytré aplikace? Těšíme se na vaše komentáře a zkušenosti.
