Cum să alcătuiești echipa ideală

Formarea unei echipe de succes înseamnă mai mult decât găsirea unui grup de oameni cu competențele necesare. Ar trebui să se poată lega prietenii între membrii echipei? Sau ar fi suficient ca echipa să se formeze doar pe criteriul competențelor? Acestea sunt doar câteva dintre întrebările la care vom răspunde în cele ce urmează. Mai mult, vei găsi aici și o serie sfaturi practice, oferite un coach corporativ.

Fără dubiu că succesul unui proiect depinde atât de echipa de proiect, cât și de managerul acesteia.

Cum arată echipa ideală

Dacă credeai că o echipă de succes înseamnă aducerea la un loc a celor mai pricepuți și talentați oameni, ei bine, te-ai înșelat. Cercetările lui Belbin, privind dinamica echipei, au demonstrat că selectarea membrilor acesteia doar pe criterii de competență este una greșită. Dintre cele 8 echipe studiate, echipa Apollo, așa cum a numit el grupul celor mai capabili, s-a clasat de abia pe ultimul loc, ca rată de succes. Belbin și-a repetat experimentul de încă 25 de ori, iar rezultatul a fost întotdeauna același. Google a ajuns la o concluzie similară, atunci când Aristotel a analizat, în cercetarea sa, comportamentul a 200 de diverse echipe.

❓ De ce echipele formate doar din oameni extrem de competenți nu au succes pe termen lung?

• Așa-numitul cult al individului omnipotent – o dorință exagerată de a ieși în evidență și de a avea întotdeauna dreptate – compromite spiritul de echipă,
• există concurență și ascunderea deliberată a informațiilor importante,
• echipele tind să aibă discuții lungi și ineficiente,
• lipsa diversității în personalitatea și atitudinile membrilor,
• echipa preferă să respecte procedurile stabilite și nu este dispusă să facă schimbări majore.

Așadar, cum alcătuiești o echipă cu adevărat de succes? Există o mulțime de teorii și cercetări privind rolul echipei. Unii înclină spre diversitatea echipei, alții spun că nu este un criteriu așa de important. Să le luăm pe rând.

Rockstars sau Superstars? Ghici ce! Ai nevoie de ambii în echipa ta…

Așa cum am precizat deja, ai nevoie de ambele tipologii în echipă, iar ambii au nevoie în egală măsură de apreciere și de recunoaștere. De multe ori, cei din leadership tind să-i subestimeze pe Rockstars, tocmai pentru că nu văd la aceștia dorința de a se dezvolta profesional. Însă nu e nimic în neregulă cu Rockstarurile – aceștia se pot afla într-un stadiu al vieții în care dezvoltarea profesională nu este o prioritate, sau, pur și simplu, nu le stă în natură să încerce să se afirme. Oricum ar fi, fără contribuția lor constantă, echipa sau departamentul nu ar face față. Superstarurile, pe de altă parte, aduc un suflu nou echipei, aceștia avansează rapid, dar nici nu stau foarte mult în aceeași companie.

Identifică care membrii din echipa ta sunt Rockstaruri și care sunt Superstaruri – tratează-i pe fiecare ca atare:

• Preocupă-te să-i motivezi, în funcție de tipologia lor: oferă-le Superstarurilor noi provocări și arată-le Rockstarurilor că prețuiești consecvența lor,
• recompensează-i în mod echitabil (financiar, dar și oferindu-le regulat feedback),
• transmite-le Rockstarurilor că nu este nimic în neregulă cu abordarea lor în ceea ce privește dezvoltarea profesională,
• întocmește pentru Superstars un calendar de sarcini și provocări, astfel încât să simtă că există întotdeauna ceva nou de făcut.

Teoria rolurilor într-o echipă: Sunt diferențele de personalitate importante?

Potrivit mai multor teoreticieni, aducerea la un loc a oamenilor, cu diferite personalități și trăsături de caracter, este cheia pentru a crea dinamica potrivită într-o echipă. Cea mai utilizată metodă a fost dezvoltată de Meredith Belbin. După 9 ani de analiză a echipelor de management, a trăsăturilor lor de personalitate și a abilităților de gândire critică, aceasta a definit 9 roluri care ar trebui să fie prezente în orice echipă. Totuși, asta nu înseamnă că o echipă ar trebui să aibă 9 membri, o singură persoană își poate asuma cu ușurință mai multe din aceste roluri.

Știi deja ce roluri sunt prezente în echipa ta? Îți lipsește vreuna dintre următoarele tipologii de personalitate? Încearcă să deliberezi singur 👇 sau susține testul Belbin, împreună cu colegii tăi.

Dar ce poți să faci atunci când nu e chimie în echipă? În acest sens, ramura științifică numită Socionics poate ajuta. Pe lângă stabilirea altor 16 roluri în echipă, Socionics explică foarte bine și cuprinzător ce îi face pe oameni diferiți și de ce se comportă așa cum o fac. Prin urmare, le este adesea folositoare managerilor și specialiștilor în HR, în procesul de recrutare.

Cum să alegi oamenii potriviți pentru echipa ta

Acum că ai aflat cum ar trebui alcătuită o echipă de succes, hai să vedem și ce luăm în considerare atunci când ne alegem noi colegi. La urma urmei, nu este vorba doar despre ceea ce găsim pe CV-ul unui candidat, ci și despre profilul lor ca oameni.

Selectarea persoanelor potrivite echipei ține de responsabilitatea unui lider. La ora actuală, atenția nu mai cade exclusiv pe experiența candidatului – la fel de important este și ca noul membru să se potrivească în echipă, din punct de vedere al profilului său uman. Iar acesta este un aspect pe care managerul trebuie să-l stabilească în etapa de recrutare.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership (Specialiști în Brain-Based Coaching)

Bazat pe experiența noastră: Cum să verifici dacă un candidat se va potrivi în echipa ta

Liderii de echipă și specialiștii în resurse umane știu că, pe lângă hard skills, trebuie să selecteze temeinic un candidat și în funcție de abilitățile soft și potrivirea culturală. Mai exact, cum se vor integra în echipă și cum se vor adapta la cultura organizațională a companiei.

Amintește-ți că atunci când selectezi un nou coleg, mingea este la tine în teren – pentru ca un candidat să poată judeca singur dacă se potrivește în cultura organizațională, trebuie mai întâi să-i faci cunoscute principiile după care vă ghidați în cadrul companiei.

Odată ce candidatul e convins că se potrivește culturii organizaționale și rolului în sine, e rândul său să te convingă și el pe tine. Descoperă care sunt cei 3 pași care ne ajută la Freelo să selectăm oamenii potriviți pentru echipa noastră:

1. Un formular, în loc de CV

De obicei, nu poți să-ți dai seama dintr-un simplu CV cum este cu adevărat acel candidat – care sunt preocupările și prioritățile lui în viață. De aceea, ne bazăm recrutarea, deja de câțiva ani, pe un formular, pe care candidatul trebuie să-l completeze. Și putem spune că această metodă chiar funcționează. Datorită formularului…

• poți vedea cu ușurință dacă sunteți pe aceeași pagină cu candidatul și cum se va raporta acesta la postul pe care l-ar ocupa,
• poți afla dacă candidatul este cu adevărat interesat de rol – la urma urmei, este nevoie de ceva timp pentru a completa un formular cu întrebări deschise,
• nu mai pierzi timpul intervievând persoane incompatibile – mergem pe principiul că doar 3 interviuri cu oamenii potriviți sunt preferabile, comparativ cu 100 de interviuri inutile..

2. Sarcină practică 

Al doilea pas pentru candidați este un task, personalizat pentru rolul oferit. Alege cu atenție taskul, care ar trebui să fie o oportunitate pentru candidat de a da ce-i mai bun din el, și nu de a presta o muncă gratuită. Astfel, pe baza taskului vei putea să afli dacă candidatul:

• este responsabil, finalizând sarcina conform termenului convenit,
• va fi meticulos cu munca, pentru că și-a făcut atent „tema”,
• are un limbaj adecvat și o gramatică bună,
• nu se teme să accepte provocări,
• poate lucra independent și poate face față unor sarcini mai dificile.

3. Interviu folosind metoda STAR

După o întâlnire în persoană, ar trebui să ai, în sfârșit, mai multă claritate. Pentru a cunoaște candidatul în profunzime, un interviu de evaluare a conduitei sale va ajuta mult. Este o tehnică bazată pe ideea că, dacă o persoană s-a comportat într-un anumit fel în trecut, este probabil să se comporte la fel și pe viitor. Tehnica în sine are la bază metoda STAR – pui o serie de întrebări candidatului pentru a-i testa modul în care reacționează în anumite situații:

• Situație – Care a fost rolul tău în proiectul anterior?
• Task-uri – Ce sarcini specifice a trebuit să îndeplinești, care a fost scopul?
• Activități – Ce măsuri a trebuit să iei pentru a finaliza sarcinile cu succes?
• Rezultate – Cum a rezultat proiectul? A fost rezultatul obținut diferit de cel așteptat?

Întrebări de interviu ce te vor ajuta să cunoști candidatul în profunzime:

• Poți da exemplu de un moment în care te-ai confruntat cu o situație dificilă și cum ai rezolvat-o?
• Când ai fost cu adevărat mândru de tine și de ce?
• Ai avut vreodată un conflict cu un coleg? Despre ce a fost vorba și cum ai rezolvat conflictul?
• Te-ai aflat vreodată într-o situație în care știai că superiorul tău a greșit? Cum te-ai comportat?
• Care a fost cea mai mare dificultate pentru tine, la primul tău job?
• Ai făcut vreodată parte dintr-o echipă care nu a funcționat? Ai idee în ce consta problema?
• Te-ai aflat vreodată într-o situație în care un client a cerut imposibilul? Cum te-ai descurcat?
• Te-ai confrunt vreodată cu un volum atât de mare muncă, încât să-ți afecteze viața privată? Ce soluții ai găsit?
• Îți stabilești obiective în viața profesională sau în cea privată? Explică cum ai reușit să-ți atingi un anumit obiectiv.

Siguranța psihică ca prioritate nr. 1 a tuturor echipelor de succes

Știai că un sfert din angajați sunt nemulțumiți la locul de muncă? Nu este vorba doar mărimea salariului, așa cum poate te așteptai, ci mai ales de sentimentul de nesiguranță. Iar atunci când un angajat este nemulțumit, întreaga echipă este nemulțumită (și, prin urmare, nu își atinge scopurile). Cercetările efectuate de Aristotel, de la Google, au confirmat că toate echipele de succes au un numitor comun – sentimentul de siguranță.

Andrea Gawron, care lucrează direct cu manageri de top, la NeuroLeadership, menționează câteva dintre greșeli care sunt adesea repetate de lideri și care creează un sentiment de nesiguranță în echipă. Vrei să afli cum poți evita astfel de greșeli? 👇

Prima dintre nevoile de bază ale angajaților este sentimentul de siguranță. Ca lider, dacă nu îndeplinești această nevoie în oameni, rezultatele muncii lor nu vor fi pe măsura așteptărilor tale. Aceștia vor lucra într-o stare de alertă, creierul lor trimițându-le semnale de amenințare, ceea ce îi va împinge să se concentreze asupra emoțiilor negative. Iată câteva exemple care ilustrează felul în care le-ai putea compromite starea de siguranță:

• Îi spui unui angajat la 9 dimineața.: „Vino în biroul meu la orele 14!”. Ce se întâmplă în mintea angajatului pe parcursul celor 5 ore, până la întâlnirea convenită? Începe să-și facă griji. Cel mai probabil nu va da randament până la ora 14, preocupat de ce urmează. Cum altfel poți proceda? Ar putea ajuta să-i oferi mai multe informații – mai exact, să-i explici de ce l-ai invocat în birou.
• Excluderea unui coleg dintr-un meeting, la care, în mod obișnuit, ar fi participat. Poate că ai concluzionat că acesta și-a finalizat deja atribuțiile în proiect și că, prin urmare, participarea sa la meeting nu mai este necesară. Însă angajatul nu știe acest lucru și e posibil că are emoții negative vizavi de excluderea sa din meeting. De aceea, ar fi indicat să-i explici în prealabil decizia ta. 
• Te repezi în biroul unui coleg și îi atribui o sarcină pe care ceri să o rezolve pe loc. Gestul tău denotă că nu îi respecți timpul și că nu îl tratezi de la egal la egal. Cum altfel poți proceda? Programează o întâlnire, conform disponibilității amândurora.
• Îi reproșezi angajatul o greșeală, de față cu întreaga echipă. Acest lucru nu va face decât să-l umilească, să-l facă să se simtă amenințat și să devină defensiv. Dacă angajații au suficientă încredere în tine, atunci aceștia ar trebui să-ți comunice ei singuri dacă au greșit cu ceva.
  Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

Nu implementezi siguranța psihică într-o echipă peste noapte. E un demers de lungă durată. Conform cercetărilor Google, ceea ce a dus la succesul anumitor echipe de proiect a fost:

1. Egalitatea în comunicare = toți cei din echipă se simt la fel de liberi să se exprime
2. Inteligența emoțională = alege pentru echipă acele persoane capabile de înțelegere și compasiune; primul care trebuie să dea dovadă de inteligență emoțională este chiar liderul echipei
3. O bună ascultare și receptivitate  = toată lumea își poate exprima în siguranță opiniile, în orice moment (de exemplu, în sesiuni regulate 1-la-1 cu managerul – sentimentul ar trebui să fie acela cum că sunt cu adevărat ascultați)

Cum știi că persoanele din echipa ta se simt în siguranță, din punct de vedere psihic, la locul de muncă? Iată câteva indicii în acest sens:

• experimentează liber și își asumă riscuri în rezolvarea sarcinilor,
• nu se tem să-și exprime părerile,
• vin cu propriile idei,
• își permit să greșească, fără frică de repercusiuni,
• să încred managerului de proiect, chiar și atunci când vine vorba de o problemă personală,
• au acces la datele și cifrele companiei (transparența îi face pe oameni mai implicați în obținerea succesului proiectului).

Îți dă echipa ta de înțeles că se simte în siguranță sau mai trebuie lucrat la acest capitol? 💪 Să știi că, cu odată soluționat aspectul siguranței, managementul de proiect poate merge strună.

Ce să (nu) faci pentru a fi un bun manager de proiect

Se spune că angajații nu își părăsesc locul de muncă, ci își părăsesc șefii toxici și cultura organizațională defectuoasă a companiei. Și, deși s-ar putea să nu-ți convină, este responsabilitatea liderului să mențină echipa funcțională și fericită. Nu doar prin alegerea de persoane competente pentru echipă, dar și prin consolidarea relațiilor și a încrederii.

Înainte de a încerca să-ți motivezi oamenii din echipă, încetează să mai faci lucrurile care îi exasperează. Ia-ți timp pentru a înțelege care sunt acele lucruri.

Tomas Ervin Dombrovsky, Labor Market Analyst, LMC (source of quote)

1️⃣ Cunoaște-ți oamenii și fructifică-le potențialul

Un lider capabil, trebuie să-și cunoască oamenii pe care-i are sub conducere – care sunt punctele lor forte și potențialul – și să fie capabil să fructifice aceste resurse. Dacă știi că cineva din echipă are inițiativă, motivează-l să inițieze. Un alt membru mai meticulos ar aprecia sarcini cu orientare pe detalii. Prin urmare, gândește rolurile în echipă, astfel încât totul să funcționeze ca un ansamblu.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

😉 De aceea, inteligența emoțională și comunicarea eficientă sunt atât de importante. Mai întâi, ascultă-ți colegii și apoi vorbește-le. Răspunde direct la întrebări. Programează cu regularitate sesiuni 1-la-1,  în care să puteți comunica deschis și confidențial. Și nu în ultimul rând, organizează cât de des posibil sesiuni de teambuilding. Când ai băut ultima oară o bere cu colegii sau cât timp a trecut de când nu ați mai luat micul dejun împreună? 😉

2️⃣ Dezvoltați o încredere reciprocă

Încrederea este cel mai important lucru pentru mine, deoarece dacă nu am încredere în echipa mea, ajung să fiu suspicios față de ei și viceversa. Construirea unei relații de încredere și, prin urmare, de deschiderea sunt esențiale, dacă dorești să-ți derulezi cu succes proiectele.

Andrew Hudson, senior project manager (sursa citării)

Construirea încrederii este, desigur, un proces de lungă durată. O poți construi, de exemplu, punând chiar tu, proverbial vorbind, cărțile pe masă – altfel zis, fii cât se poate de transparent. Vorbește deschis despre riscurile, succesele și eșecurile proiectului. Dar, de asemenea, nu ezita să ai din când în când și discuții informale cu colegii. Povestește-i echipei despre cum ai petrecut weekendul cu familia sau ce progrese înregistrează copiii tăi la școală. Vor simți, la rândul lor, că se pot deschide față de tine. Iar când stabilești o relație bazată pe încredere, aceasta va impacta semnificativ munca de echipă.

3️⃣ Motivează întreaga echipă și condu prin puterea exemplului

Un manager ar trebui să motiveze oamenii să vină cu propriile idei, să propună soluții la probleme. În același timp, ar trebui să le lărgească orizonturile, să se consulte cu aceștia în toate privințele și să nu atribuie sarcini în mod rigid, ci să le ofere membrilor echipei suficient spațiu pentru a le rezolva în felul lor.

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

În plus, ar trebui să-i motivezi să se implice cât mai mult. Dar pentru asta, e important să le arăți tu însuți ești dedicat proiectului. De asemenea, este recomandat să-ți păstrezi calmul în situațiile de criză, pentru a transmite echipei că au în spate un lider puternic.

4️⃣ Atribuie sarcini și responsabilități

Văd adesea că unii angajați se adresează managerului cu o problemă, fără să fi încercat mai întâi să o rezolve ei înșiși. O astfel de tendință este dăunătoare liderului, care ajunge „să-și piardă mințile” din cauza micromanagementului. 

Andrea Gawron, trainer, evaluator și coach, NeuroLeadership

Știm că nu e ușor să delegi munca altcuiva, mai ales dacă îți pasă cu adevărat. Totuși, e minunatul sentimentul atunci când membrii echipei ajung să se descurce singuri și tu le poți spune doar: „Dacă aveți nevoie de mine, știți unde să mă găsiți”.Delegarea nu înseamnă doar predarea unei sarcini, ci și oferirea echipei oportunitatea de a învăța și de a simți că deține controlul asupra proiectului.

În concluzie…

Poate că uneori îți vine pur și simplu să…

Sau să…

…dar nu uita că orice situație are întotdeauna și o soluție – în plus, cu Freelo totul este instant mai ușor. 🙂

Freelo team 18. 8. 2023