Ce este managementul de proiect și cum poate ajuta la creșterea eficienței echipei tale

Mai puțin de jumătate dintre companii consideră importantă implementarea unui proces de management de proiect. Cu toate acestea, statisticile sunt următoarele:

• 67% – Volumul de proiecte ce eșuează atunci când companiile nu acordă atenție managementului proiectelor.

• 11% – Volumul de resurse irosite atunci când companiile urmează procedee inutile, asociate cu un management al proiectelor necorespunzător.
• 37% – Volumul de proiecte care nu își ating finalitatea, pentru că obiectivele nu au fost clar definite.

Dar destul despre cifre – știi cum să te asiguri că proiectul tău nu se încadrează în aceste statistici? Te invităm să acorzi puțină atenție acestui ghid dedicat managementului proiectelor. Câteva minute de lectură merită pentru a evita eșecul unui proiect, nu crezi? 🙂

Ce este managementul de proiect?

În esență, management de proiect (în engleză: Project Management) înseamnă planificarea pașilor, care duc de la ideea inițială până la evaluarea finală a proiectului. Scopul managementului de proiect este de a executa cu succes un proiect. Astfel, sunt definite o serie de acțiuni importante, pentru fiecare fază a proiectului – de la stadiul de planificare, de implementare, până la cel de adoptare a unor măsuri care să garanteze finalizarea cu succes.

Să spunem că ai o idee grozavă pentru un proiect și că vrei să o duci până la capăt. Ce urmează? Pas cu pas, mai întâi trebuie să:

• definești scopul proiectului (ce dorești să realizezi și de ce – de exemplu, un nou design pentru site-ul web, care să-ți genereze mai mult trafic),
• definești obiectivul proiectului (un rezultat măsurabil după finalizarea proiectului – de exemplu, cu 30% mai mult trafic către site-ul tău, în 6 luni),
• identifici metodele și procedeele de management de proiect, adecvate tipului tău de proiect,
• îți aduni o echipă, condusă de un manager de proiect,
• planifici un timeline al proiectului (până când îți propui atingerea obiectivului – termene limită pentru sarcini, etape majore și finalizarea proiectului),
• atribui sarcini membrilor echipei (astfel încât fiecare să știe ce are de făcut),
• stabilești un buget (în faza de inițiere prin estimare, în faza de planificare prin calcul),
• planifici comunicarea în cadrul echipei (cât de des, online sau offline, etc.),
• determini care sunt posibilele riscuri ale proiectului (de exemplu, printr-o analiză SWOT).

Bine, dar cum poți, în practică, să urmezi toți acești pași? 👇

De ce să implementezi un software de management de proiect în compania ta

…Sigur, se pot face toate în Excel-uri, e-mailuri și flipchart-uri…

…dar nu e cea mai practică variantă. Cu o aplicație de management al proiectelor, îți poți organiza munca cu mult mai eficient; Îți va permite să atribui sarcini, să comunici cu echipa (inclusiv cu freelanceri și alți parteneri de business), să monitorizezi bugetul și termenele limită sau chiar să pontezi timp alocat sarcinilor și întregului proiect.

Avantajul este că ai oricând vizibilitate privind evoluția proiectului și că astfel poți interveni acolo unde lucrurile stagnează. Știi exact cine lucrează la ce anume, cât timp le-a luat și ce impact a avut asupra bugetului. Așadar, gata cu meeting-urile inutile și cu informații rătăcite prin diverse foldere! 🥳

Cum crește eficiența echipei un management de proiect bine realizat

Statisticile prezentate la începutul acestui articol au arătat clar că nu ar trebui să subestimezi importanța managementul de proiect. Mai mult, atunci când este bine implementat, cu un manager de proiect capabil:

1. Ai mai multe șanse să finalizezi proiectul cu succes.
2. Economisești timp și costuri. (Mulțumită unor termene limită și bugete bine planificate.)
3. Comunici eficient, rapid și clar cu întreaga echipă.
4. Înțelegi riscurile proiectului și poți interveni în timp util.
5. Este mai probabil ca proiectul să devină profitabil.
6. Ai mereu o perspectivă de ansamblu asupra stadiului proiectului.

Când lucrurile nu merg conform planului…

Este ceva normal și ar trebui să fii pregătit pentru asta. Lucrurile nu merg întotdeauna conform planului. Și din moment ce zilnic te confrunți cu diverse provocări și probleme neașteptate, acest lucru este valabil și atunci când vine vorba de managementul proiectelor. Și totuși ce poți face? Recomandarea noastră este adoptarea metodologiei Agile, care invită flexibilitatea în gestionarea oricărui proiect – elaborezi strategii pe măsură ce înaintezi în proiect și nu ții cu dinții de planificări mai vechi de un an.

Viitorul managementului de proiect: cum să te pregătești pentru schimbările tehnologice și societale

Tehnologia, economia și societatea evoluează într-un ritm din ce în ce mai alert, iar acest lucru va afecta un domeniu precum managementul proiectelor. (De fapt, managementul de proiect a evoluat treptat, devenind o disciplină universitară de sine stătătoare.) Potrivit Forbes, managementul de proiect se va schimba în viitorul apropiat, în principal, în următoarele moduri:

• Metodologia agilă va deveni un lucru obișnuit: companiile care se pot adapta la evoluții rapide au un mare avantaj. Îți poate perturba bugetul o tulburare economică neașteptată? Va trebui să-ți ajustezi calendarul proiectului din cauza schimbărilor societale? Dacă da, atunci gestionează-ți proiectul cu o abordare agilă, astfel încât să te poți plia pe schimbările ce pot interveni.
• Inteligența artificială va domina – 85% dintre directorii executivi din întreaga lume cred că AI-ul va avea un impact semnificativ asupra afacerilor, în următorii ani. Pe de altă parte, nu este simplu să integrezi noi tehnologii în companie – este o provocare cu atât mai mare pentru managerii de proiect. Însă, cu o înțelegere de bază a roboticii, științei datelor și a altor domenii ale inteligenței artificiale, vei avea întotdeauna un mare avantaj la nivel de business. 🙂
• Mai mult accent pe soft skill-urile managerilor de proiect : potrivit Forbes, empatia este una dintre calitățile cele mai importante ale unui lider de echipă. Acesta ar trebui să fie în mod autentic preocupat de bunăstarea membrilor echipei sale – de ceea ce simt ei și de cum problemele personale le pot afecta productivitatea, motivația. 

În concluzie – Cum știi dacă ai implementat corect un management de proiect? Simplu – prin finalizarea cu succes a unui proiect, ceea ce presupune că acesta:

• și-a atins, în mod măsurabil, obiectivele,
• nu a depășit bugetul,
• a respectat termenele limită setate,
• a eliminat potențialele riscuri,
• a folosit eficient toate resursele,
• are un impact pozitiv asupra societății.

Freelo team 10. 8. 2023