10 sfaturi despre cum să gestionezi eficient un proiect în 2023 + un checklist practic

Aproximativ 70% dintre proiecte nu sunt finalizate la timp, bugetul este rapid epuizat sau rezultatul nu este cel preconizat inițial. Vorbim aici de multă risipă de energie, timp și bani. Managementul proiectelor nu e o mare filozofie. E suficient să respecți anumite principii simple și stabilești câteva reguli importante pentru echipa ta. În acest sens te vor ajuta articolul de față, cât și checklistul de la final. ✅

1. Dă start proiectului!

După cum spune o veche zicală chinezească: Chiar și cea mai lungă călătorie începe cu un prim pas. Așa că nu-ți face griji și pornește la drum!

Etapele esențiale ale unui proiect de succes sunt începutul, planificarea, execuția și finalizarea. De fapt, începutul (calea de la idee și analiză, până la stabilirea obiectivelor și brief al proiectului) formează o treime din succesul întregului proiect, așa că nu căuta puncte de cotitură. ☝️

Cum creăm un brief de proiect? Simplu – răspunzând la următoarele întrebări:

• De ce demarăm proiectul (care este obiectivul măsurabil)?
• Unde duce proiectul (care este scopul/rezultat scontat)?
• Până când ar trebui ca obiectivul să fie îndeplinit? – o estimare
• Care sunt resursele (financiare) de care dispui? – o estimare
• Cine va gestiona proiectul și cum va fi structurată echipa?

Ce se adesea omite în faza de început (sau de inițiere)? 👇

1. A) Clarifică așteptările încă de la început

Atât contractorul, cât și echipa de proiect ar trebui să fie pe aceeași pagină în ceea ce privește rezultatul proiectului. Dacă nu sunt, toată energia, timpul și banii investiți se pot irosi ineficient. Criteriile SMART, care spun că obiectivele ar trebui să fie măsurabile, concrete, accesibile, relevante și limitate în timp, pot ajuta la obținerea unui brief clar și la stabilirea obiectivelor.

B) Nu te pierde în planificarea bugetului sau a altor detalii

A schedule or budget is set in the initiation phase by estimate. You will deal with exact numbers and dates in the second phase of project management: Planning. Focus mainly on the specific brief in the beginning – what you want to achieve, what all you will have to do to get there, what is the objective and point of the project.

Timeline-ul proiectului și bugetul sunt stabilite în faza de început, prin estimare. Te vei ocupa de cifre și date exacte în a doua fază a managementului de proiect: Planificarea. La început, concentrează-te în principal pe brief – care este obiectivul și scopul proiectului și ce presupune atingerea lor.

💡 Scop vs obiectiv

Scop = Actualizarea website-ului unui magazin online, cu opțiuni și grafică noi.

Obiectiv = Creșterea, în decurs de 6 luni, a traficului cu 50% și a comenzilor cu 20%, comparativ cu anul precedent actualizării website-ului. 

C) Alege metoda potrivită de management de proiect

Știi cum vei gestiona proiectul și echipa, cum vei atribui sarcini, cum vei reacționa la schimbări și cum vei comunica cu clientul? Clarifică toate aceste aspecte încă din etapa de inițiere. Cum rămâne cu managementul agil, care favorizează conturarea proiectului pe parcursul derulării sale (de exemplu, crearea unui nou software sau a unui site web)? Sau este metoda waterfall, în care toți pașii sunt planificați cu strictețe (de obicei folosită în proiecte de construcție), mai potrivită pentru proiectul tău? Nu îți este prea clar? Atunci continuă să citești acest articol, în al doilea capitol vei găsi și mai multe informații practice. 🙂

2. Personalizează modul în care gestionezi proiectul

La ora actuală, în aproape jumătate din cazuri, managerii de proiect nu urmează cu strictețe o singură metodă de management de proiect, ci combină diferite metode pentru a le adapta la proiectul lor, la clienți și la întreaga echipă. În principiu, managerii de proiect tind să oscileze între metoda waterfall sau metoda agilă. Hai să vedem care sunt diferențele majore între cele două!

Avantajele și dezavantajele metodei agile

Avantajele și dezavantajele metodei waterfall

📊 Statistică: Cercetările arată că proiectele agile au de 3 ori mai multe șanse de a reuși, în timp ce proiectele waterfall au șanse de două ori mai mari să eșueze.

Metodele Waterfall vs. Agile: Cum îți vei gestiona proiectul?

Deși știi deja care sunt suișurile și coborâșurile, ți-am pregătit încă un ghid care te poate ajuta să te decizi pentru metoda potrivită ție.👇

Mai multe metodologii care să te ajute să-ți gestionezi proiectul ca un profesionist

Nu e necesar să te limitezi la metodele agile și waterfall. Ai și opțiunea de a combina diferite practici de management de proiect. Vezi mai jos care sunt cele mai comune astfel de practici. 👇

• Scrum = Metodologie agilă, care pune accent pe comunicarea transparentă în cadrul echipei și față de client, feedback frecvent și sprinturi regulate (evaluare continuă a proiectului). Este mai potrivit pentru echipe mai mici și proiecte în care livrabilele nu au fost încă setate.
• Kanban = Tablou de bord (online) care afișează sarcinile pe coloane. În general, îmbunătățește fluxul de lucru, accelerează procesul de rezolvare a sarcinilor și ține evidența activităților. De asemenea, este potrivit (spre deosebire de scrum) pentru echipe mai mari.
• Lean = O metodă cu scopul este de a satisface cât mai mult posibil cerințele clienților și de a minimiza risipa de resurse. De aici și așa-numita metodă lean – oferirea unui produs de calitate, cu un consum minim al resurselor. Practicile lean sunt potrivite pentru proiecte, de la marketing și vânzări, până la dezvoltarea de software.
• PRINCE2 = O metodologie creată de designeri și manageri experimentați. Presupune împărțirea proiectului în părți logice mai mici și urmărirea graduală a progresului. Acest lucru îți permite să detectezi din timp erorile și să ții totul sub control. Utilizează aceste principii în echipe mai mici și mai mari, din diferite domenii de activitate.

3. Implementarea unui software de management de proiect

Nu este o coincidență că 77% dintre proiectele de succes folosesc un instrument dedicat de management de proiect. Iată mai multe motive pentru a folosi un astfel de instrument:

• știi cine a lucrat la ce anume și cât timp i-a luat,
• ai o imagine de ansamblu asupra bugetului cheltuit, pentru o anumită sarcină sau pentru un membru al echipei,
• fiecare sarcină are un termen limită,
• ai toate notițele (de la întruniri, de exemplu), disponibile chiar pe proiect,
• utilizarea de procedee și șabloane prestabilite îți economisesc timp,
• poți delega cu ușurință munca,
• aplicația este disponibilă oriunde pe desktop și mobil,
• automatizează procesele și diferiți pași în managementul proiectelor,
• poți lucra eficient cu echipa ta de la distanță,
• sarcinile repetitive te scutesc de multe clicuri,
• poți folosi vizualizările Kanban și îți poți menține activitățile organizate,
• poți seta un memento pentru o sarcină, atunci când nu ai pe loc timp pentru ea.

Așadar, de ce să-ți complici munca cu spreadsheet-uri Excel, notițe prin diverse flipchart-uri și un schimb nesfârșit de e-mailuri, când ai la opțiuni cu mult mai eficiente?

Un astfel de instrument îți va câștiga mult timp. De exemplu, cu Freelo economisești în medie 30 de minute zilnic, ceea ce la o echipă de zece însumează un total de 100 de ore economisite lunar. 🙂

4. Alege transparența în cadrul echipei

Secretul succesului constă în deschidere și onestitate. Acest lucru este la fel de adevărat în relațiile personale, precum și în cele de lucru. Ecuația este simplă: încredere și transparență bine construite = o echipă motivată și șanse mai mari de reușită pentru proiect.

📊 Statistici: De ce ar trebui să favorizezi o comunicare deschisă în echipa ta?

• 70% dintre angajați se declară mai pasionați de munca lor atunci când managementul comunică deschis cu ei
• 50% dintre angajați consideră că nu există transparență în organizația pentru care lucrează și că, prin urmare, organizația este ineficientă
• 46% dintre angajați spun că lipsa unei comunicări transparente din partea conducerii îi determină să caute un nou loc de muncă

Ai răspuns DA la majoritatea întrebărilor? Atunci înseamnă că faci o treabă bună, continuă tot așa! 🥳 Și nu uita de avantajele ce le poți obține atunci când există transparență în organizație:

• Rezultate mai bune – membrii echipei se simt direct implicați în dezvoltarea proiectului, ceea ce îi face mai motivați și mai responsabili în îndeplinirea sarcinilor,
• Atmosferă de echipă – când nu există zvonuri și secrete, te simți confortabil în echipă și lucrezi mai bine,
• Comunicare onestă – angajaților nu le este frică să-și admită greșelile, să spună ce le convine sau nu le convine, astfel încât să nu existe probleme nerezolvate în echipă,

• Colaborare armonioasă – fiecare angajat poate veni cu o idee interesantă, care va duce proiectul mai departe.

Cum să ai o comunicare transparentă în cadrul echipei

• Fii sincer și nu ascunde nimic

Dezvăluie echipei tale rezultatele în cifre, arată-le cum se merge compania și proiectul în sine. Comunică deschis. Nu fă presupuneri inutile care ar putea submina întreaga echipă.

• Pune întrebări

Ai fi uimit de discuția care poate fi declanșată în fiecare vineri de întrebarea „Cum ți-a mers săptămâna aceasta?”. Încurajează-ți echipa să-și exprime sentimentele și gândurile. Punând întrebări, vei afla ceea ce colegii tăi adesea nu ți-ar spune din propria inițiativă. În plus, vei arăta că îți pasă de părerea lor.

• Comunică informațiile într-un mod eficient

Comunicarea ineficientă prin e-mail face ca informațiile să se piardă ușor. Cele mai importante informații adesea nu ajung la toți angajații și pot duce la neînțelegeri și alte neplăceri. Soluția? Un instrument de management de proiect, dar sigur că știai deja asta. 🙂

• Oferă și primește feedback

Comunică-le membrilor echipei tale că pot veni oricând la tine atunci când au ceva de zis – este unul dintre cele mai importante aspecte atunci când vine vorba de menținerea unui mediu de lucru sănătos. În acest sent, recomandăm întrunirile regulate 1-la-1, care sunt un prilej pentru a comunica deschis.

• Ai grijă de bunăstarea echipei tale

Organizează în mod regulat sesiuni de team building, mic dejun împreună sau hackathon-uri. La o bere sau o cafea bună, îți vei cunoaște colegii într-un mod cu totul nou, ceea ce va îmbunătăți și comunicarea în cadrul echipei.

• Alege oamenii potriviți pentru echipa ta

De încredere, grijulii și entuziaști – fără astfel de colegi, echipa nu ar funcționa. Urmează-ți intuiția și, pe lângă experiența și expertiza candidatului, ia în vedere dacă persoana s-ar potrivi în mediul vostru de lucru. 

5. Comunică într-un mod prin care să eviți neînțelegerile inutile

În medie, unul din trei proiecte eșuează din cauza unei comunicări defectuoase. O statistică cam descurajatoare, nu-i așa? De aceea, este important să stabilești reguli clare chiar de la început. Ce platformă se va folosi în echipă pentru comunicare și cum se va implementa?

Atribuirea sarcinilor prin e-mail? Sigur există o soluție mai bună…

Prin e-mail, messenger, WhatsApp sau, chiar mai informal, în conversațiile de lângă tonomatul de cafea de pe hol – niciunul dintre aceste contexte nu sunt potrivite pentru delegarea de sarcini. Din fericire, multe echipe (mai mici sau mai mari) au ajuns să înțeleagă că cea mai eficientă gestionarea a sarcinilor se face într-un software dedicat de management de proiect (așa cum am discutat în al treilea punct al acestui articol, de altfel).

Cum să atribui corect o sarcină într-un instrument de management de proiect

O atribuire concisă, clară și la obiect este esențială. Acesta este singurul mod de a evita discuțiile inutil de lungi și neclare, și de a economisi timp.

• treci direct la subiect – sarcina trebuie să fie cât mai concisă posibil, dar să și conțină toate informațiile importante,
• include toate materialele necesare – documente, capturi de ecran, înregistrări video, orice poate ajuta în înțelegerea sarcinii,
• identifică rezolvatorul și termenul limită pentru sarcină – clarifică cine este responsabil pentru sarcină și până când ar trebui finalizată,
• evită să dai tag întregii echipe – menționează în discuție doar colegii implicați în soluționarea sarcinii,
• îndepărtează un coleg dintr-o sarcină, după ce acesta și-a îndeplinit task-ul – nu-l deranja cu mai multe notificări pe care nu are nevoie să le vadă,
• finalizează sarcinile – păstrează o ordine între sarcinile care au fost distribuite și cele care au fost deja finalizate.

Fă distincția între comunicarea imediată și cea asincronă

Noi (și alte 170.000 de echipe din întreaga lume) am descoperit că Slack este o modalitate excelentă de a comunica zilnic – poți implica aici întreaga companie, pentru o comunicare imediată. Însă, pentru situații mai puțin urgente, unde comunicarea poate fi asincronă, sunt utile alte instrumente, mai puțin intruzive (cum ar fi Freelo). 

💡 În medie, pierzi 23 de minute de fiecare dată când cineva te întrerupe cu un mesaj pe Slack, WhatsApp, e-mail sau orice alt canal de comunicare. Prin urmare, limitează comunicarea pe aceste platforme pentru a nu distrage atenția colegilor de la munca lor.

Recomandări pentru cum să utilizezi canalele Slack, bazate pe experiența noastră:

• #egobooster – canal potrivit pentru a-ți lăuda echipa și membrii, și pentru a împărtăși succesele companiei
• #hyperloop – când un client efectuează o plată pentru Freelo, trimitem o notificare pe acest canal
• #status – la sfârșitul fiecărei zile, rezumăm aici task-urile îndeplinite
• #lowerdeck– canal pentru aspecte care nu au legătură cu munca, precum organizarea comună de evenimente și alte lucruri mai mult sau mai puțin urgente

6. Desfășoară întruniri rapide și eficiente, cu echipa

Un sondaj pe care l-am realizat cu 100 de programatori a scos la iveală faptul că un sfert dintre aceștia nu rezonează cu întrunirile repetate, care le consumă mult din timpul de muncă. Potrivit Forbes, până la 70% dintre oameni consideră întâlnirile de muncă neproductive și ineficiente.

„La birou, cel mai mult mă deranjează întâlnirile lungi și inutile și lucrul cu colegii care nu se implică până la capăt”.

Programator din sondajul Freelo

Ce a funcționat bine pentru noi, într-o echipă mică, de până la 20 de angajați?

• Sprinturile

Sprinturile fac parte din modelul scrum și sunt cicluri de lungimi diferite (de obicei 1-4 săptămâni), în timpul cărora o lucrare este planificată, livrată și evaluată.

Propria noastră experiență: la Freelo avem sprinturi săptămânale. Aceasta înseamnă că în fiecare vineri, toți membrii echipei primesc de la managerul de proiect o listă de sarcini ce îi așteaptă în săptămâna următoare. Luni, echipa se reunește, rezumă munca din săptămâna precedentă și se asigură că toată lumea înțelege sarcinile programate. În acest fel, cu toții suntem la curent cu ce avem de rezolvat.

• Retrospective

Retrospectivele – de echipă și individuale – s-au dovedit utile pentru menținerea unor relații de muncă sănătoase.

• Retrospectivă 1 la 1 = odată pe lună, căpitanul (managerul de proiect, liderul de echipă) evaluează, cu fiecare membru în parte, ultimele patru săptămâni de muncă. Este un prilej pentru feedback din ambele părți – adesea ies la iveală aspecte care nu sunt în mod obișnuit comunicate.
• Retrospectivă de echipă = odată la trei luni întreaga echipă se reunește și revizuiește ultimul trimestru. Căpitanul va dezvălui cifre și informații importante despre proiect, pentru transparență și pentru a menține echipa la curent. Fiecare este invitat să scrie pe hârtii verzi lucrurile de care sunt mulțumiți, iar pe hârtiile roșii nemulțumiri și sugestii.

• Notițe din întruniri, atașate proiectului

Notițele pe o tablă pe care o ștergi după o întâlnire, pe o bucată de hârtie care se poate pierde sau într-un document Word pe care nu-l mai găsești atunci când ai cea mai mare nevoie de el, nu dovedesc practicalitate.☝️

Așadar, păstrează-ți toate notițele la un loc. Cum? Preferabil, în același software în care îți gestionezi proiectele.

7. Coordonează o echipă remote, în mod corespunzător

Mai mult de jumătate din echipe lucrează în regim remote și doar 14% lucrează direct din biroul central. Schimbă-te de pijamale, amenajează-ți acasă un spațiu dedicat din care să lucrezi și străduiește-te să-ți creezi o rutină ca și cum ai fi la birou. Cu toții am experimentat deja, mai mult sau mai puțin, home office… Dar cum gestionezi eficient o întreagă echipă atunci când nu sunteți împreună la birou?

Câteva sfaturi practice pentru a lucra eficient împreună, de la distanță

1. începe de la zero – alege oamenii potriviți pentru echipa ta, care pot lucra de la distanță și sunt responsabili,
2. programează întruniri online regulate, pentru a fi la curent cu noutățile,
3. în chat-ul de grup, fiecare membru al echipei rezumă la finalul zilei care au fost task-urile la care a lucrat,
4. utilizează un software de management de proiect, pentru a ține evidența sarcinilor,
5. programează intervale orare pentru echipa ta, în care să fiți cu toții disponibili,
6. ai încredere în echipa ta – și ei învață rutina potrivită la biroul de acasă, transmite-le că ai încredere în ei,
7. acordă atenție rezultatelor membrilor echipei tale, mai degrabă decât timpului petrecut la muncă.

8. Evită perfecționismul în managementul de proiect

Chiar dacă meticulozitatea este considerată un atu, atunci când este aproape exagerată, poate compromite derularea unui proiect. Concentrându-te pe fiecare detaliu mărunt și având așteptări nerealiste, nu faci altceva decât să-ți îngreunezi munca.

Mai bine să termini rapid, decât să perfecționezi la nesfârșit

Dacă aspiri către perfecțiune, nu te vei mulțumi cu niciun rezultat. În schimb, vei petrece ore în șir la un proiect care ar fi putut fi demult finalizat. Practic, dorința de perfecțiune creează ineficiență. 

70% e suficient de bun – nu te bloca încercând să faci perfect restul de 30%, ci mergi mai departe! 🙂

Gândește ca pragmaticul Zuckerberg, nu ca perfecționistul Jobs

Steve Jobs, fondatorul Apple, obișnuia să refuze constant, în restaurante, mâncarea servită – nu se mulțumea până nu era totul perfect. Cât timp a irosit Jobs? Destul de mult! A meritat? Desigur că nu. Mark Zuckerberg, fondatorul Facebook, pe de altă parte, a preferat dintotdeauna așa-zisul Hacker Way. Practic, pentru Zuckerberg, dacă nu produs este deja utilizabil, înseamnă că poate fi lansat pe piață. Finisajele se pot face pe parcurs, învățând treptat din experiență.

„Ideile nu-mi vin niciodată complet formulate. Ele capătă contur doar atunci când încep să le pun în practică.“

Mark Zuckerberg, fondatorul Facebook

9. Evită multitasking-ul, vei obține mai multă productivitate

Ia în vedere ceea ce faci sau gândești în acest moment, în afară de a citi acest articol. Ai un e-mail deschis, un mesaj Messenger necitit, te pregătești pentru o întâlnire, ești pe telefon, îți verifici calendarul… A face mai multe lucruri simultan nu dă roade – poate afecta productivitatea cu până la 40%. Când lucrezi la ceva anume, acordă-i toată atenția ta și nu sări de la un task la altul.

Cum se poate evita multitasking-ul? Timp de o oră, dezactivează notificările pe e-mail, Slack, WhatsApp, Messenger și alte aplicații care perturbă concentrarea. Alocă acest interval de timp pentru a te dedica efectiv unei singure sarcini, fără a te abate de la ea nici măcar pentru un minut.

10. Nu-ți neglija viața personală și sănătatea

🙂Munca nu este totul în viață. Vrei doar să muncești sau vrei să și trăiești bine?

Ce ne ajută pe noi, la Freelo, să ne menținem un echilibru între viața profesională și cea privată?

• regula 8-8-8, adică 8 ore de muncă-distracție-somn,
• convingerea că doar o echipă sănătoasă și suficient de odihnită poate face o treabă bună,
• 3 ore pe săptămână pentru activități sportive în timpul programului de lucru, pentru toți angajații,
• înțelegerea deplină că sănătatea și familia sunt pe primul loc.

Un checklist practic pentru un management optim de proiect

Acum e momentul să pui în practică tot ce ai învățat în acest articol. Checklist-ul de mai jos îți va fi de folos:

Șablon general de management de proiect

= Faza de pre-proiect

Definirea scopurilor și a obiectivelor (metoda SMART)

Clarificarea așteptărilor tuturor părților implicate

Formarea unei echipe de oameni

Alocarea unei perioade de timp pentru finalizarea proiectului

Alocarea unui buget

Stabilirea unui plan de comunicare

– Implementarea unui software de management de proiect

Crearea unui mind map al proiectului

Determinarea metodei adecvate de management de proiect și comunicarea metodei către echipă

Crearea unei analize de oportunitate și risc

– analiză SWOT

= Faza de implementare

Întruniri, sprint-uri (task-uri recurente)

– Crearea de notițe din întruniri

Verificarea continuă a încadrării în timpul alocat (task recurent)

Verificarea continuă a încadrării bugetul alocat (task recurent)

– Înregistrarea costurile reale

Retrospectivă de echipă (task recurent)

Retrospectivă 1-to-1 (task recurent)

Finalizarea oficială a proiectului

– Celebrarea cu echipa

= Faza post-proiect

Evaluarea generală a managementului de proiect

– Respectarea programului

– Respectarea bugetului

– Lucrul în echipă și comunicarea

– Eficacitatea întâlnirilor

Evaluează impactul proiectului asupra companiei

Evaluează dacă proiectul a îndeplinit obiectivele

Revizuire săptămânală pentru a vedea dacă proiectul își îndeplinește obiectivele (task recurent)

Lecțiile învățate și concluziile pentru data viitoare

Freelo team 9. 8. 2023