Ce este triunghiul managementului de proiect și cum să-l pui în practică

Proiectele nu decurg întotdeauna conform planului. Fiecare manager de proiect știe acest lucru. În plus, mai rar sunt proiectele sunt finalizate și cu brio, și la timp și cu costuri mici. De multe ori ajungi să depășești bugetul alocat, alteori trebuie să suplimentezi cu sarcini noi, sau nu mai reușești să respecți termenul limită.. În astfel de cazuri, sunt necesare compromisuri, dar și clarificarea priorităților: aici triunghiul managementului de proiect îți poate fi de ajutor! 

Hai să vedem care sunt cei trei parametri principali ai unui proiect și care este metoda aplicabilă pentru a pentru a lucra eficient cu aceștia. Află și despre cum triunghiul managementului de proiect (nu) a fost folosit de către creatorii blockbuster-ului Titanic. 🚢

De ce și cum să implementezi triunghiul managementului de proiect

Fiecare proiect are anumite limitări, din punct de vedere al duratei de timp, al domeniului de aplicare și al resurselor – acestea impactează derularea proiectului. În calitate de manager de proiect, este de datoria ta să găsești un echilibru între ele. E suficient să se schimbe doar un singur parametru, încât să le impacteze și pe celelalte două. În mod obișnuit, un proiect intră într-o criză de timp, așa că te vei confrunta cu luarea unei decizii – aloci un buget mai mare sau limitezi din scopul proiectului. Ce vei alegi?

În munca pe care o desfășor, văd adesea situații în care un manager de proiect se concentrează doar asupra unui singur unghi al triunghiului, în detrimentul celorlalte două. De aceea, insist pe importanța coordonării unui proiect, care să ia în vedere toate cele trei aspecte.  

Vratislav Cermak, consultant în productivitate personală și management de proiect

Triunghiul managementului de proiect determină calitatea proiectului, ajută la gestionarea responsabilităților membrilor echipei, dar și a așteptărilor clienților. Încă din etapa de planificare, este recomandat să lămurești următoarele aspecte:

1. Parametri PENTRU CÂND (durata de timp), PENTRU CÂT (resurse financiare, umane), CE ȘI CUM (domeniu de aplicare).
2. Priorități – care dintre acești trei parametri este cel mai important pentru proiect și cum vor fi gestionați dacă sunt necesare modificări.

De exemplu: Dorești să lansezi un nou magazin online. Pornești de la trei întrebări: până când (să fie gata), pentru cât, ce și cum. Există, însă, probabilitatea ca cerințele să se modifice pe parcurs, iar în acest caz va trebui să te adaptezi. Indicat ar fi să înțelegi în prealabil care sunt prioritățile proiectului:

• PERIOADĂ DE TIMP – Vrei să lansezi e-shopul cât mai curând posibil. Atunci va trebui fie să alocii mai multe resurse (mai mulți bani, oameni…), fie să reduci din scop (renunță la unele feature-uri mai puțin importante).
• RESURSE – Vrei ca lansarea să fie cât mai puțin costisitoare și să nu depășești bugetul. Va fi necesar să acorzi mai mult timp echipei, sau să se vizezi rezultate mai modeste. 
• SCOP – Vrei ca site-ul magazinului online să aibă o varietate de feature-uri. Va trebui să extinzi perioada de timp alocată sau să vii cu mai multe resurse.

Cei trei limitatori ai proiectului: timp, scop și resurse

Pentru a lucra eficient cu triplul imperativ al proiectului, ai nevoie de o înțelegere aprofundată a celor trei parametri care determină calitatea unui proiect: timpul, scopul și resursele.

1. SCOPUL (mai multe sarcini = o durată mai lungă de timp sau mai multe resurse)

Ce poți face pentru o desfășurare optimă a proiectului? În primul rând, aplică metoda WBS (Work Breakdown Structure) – presupune împărțirea taskurilor pe grupe cât mai restrânse posibil, ceea ce te va ajuta să pui mai ușor în perspectivă scopul proiectului. În raport cu ceilalți doi parametri, trebuie luată în vedere o proporționalitate directă – cu cât scopul proiectului este mai larg, cu atât vei avea nevoie de mai multe resurse de timp și financiare. Nu în ultimul rând, sugestia noastră e să faci toate acestea în cadrul unui software de project management.

💡 RECOMANDARE: Cum poți aduce mai multe îmbunătățiri proiectului, fără a-l lărgi ca scop? 👉 MVP – Minimum Viable Product, reprezintă produsul/rezultatul în forma sa rudimentară, dar care este deja utilizabil și funcțional. În acest mod, testezi interesul pentru un produs, iar orice alte îmbunătățiri se pot face pe parcurs, pe baza feedback-ului primit de la beneficiari. Dar reține că inclusiv un MVP trebuie să aducă un plus de valoare – deci nu trebuie să fie un produs perfect, dar ar trebui să fie cel puțin inovativ.

2. PERIOADA DE TIMP (timp limitat = mai multe resurse sau un scop mai larg)

Nu e suficient să decizi până când trebuie finalizată fiecare sarcină, ci și cum sunt corelate sarcinile între ele – o regulă esențială ar fi ca o sarcină să nu poată fi finalizată până ce nu a fost soluționată și cea anterioară. Pentru a lucra în acest mod, recomandăm utilizarea diagramei Gantt, pe care se bazează până la 60% dintre managerii de proiect.

Cu opțiunea de Time tracking poți afla ușor dacă unele sarcini se întind pe o durată de timp mai mare decât inițial preconizată. În acest sens, atunci când începi să lucrezi la o sarcină, pornește cronometrul din aplicație – simplu, dintr-un singur clic. Pe baza rapoartelor rezumative, poți vedea apoi cât timp a fost alocat fiecărei sarcini în parte, precum și dacă a fost eficient. 

3. RESURSE (puține resurse = scop limitat sau mai mult resurse de timp necesare)

Acestea includ toate costurile proiectului: de exemplu, pe lângă bugetul propriu-zis, și numărul de oameni din echipă sau echipamentul necesar (mobilier, electronică, software).

Desigur, trebuie să monitorizezi îndeaproape bugetul pe tot parcursul desfășurării proiectului. Acest lucru este ușor de făcut, de exemplu, într-un instrument de project management – setezi un buget pentru întregul proiect sau pentru o listă anume de sarcini, stabilești tariful orar al fiecărui membru al echipei și pontezi în mod onest și corect timpul pe sarcini. Astfel, poți ține evidența fiecărei cheltuieli în curs și poți reacționa instant acolo unde este cazul. Ușor și fără calcule complicate. 👇

Cum se evoluează triplul imperativ al proiectului în era metodelor agile

Convenționalul triplu imperativ al proiectului este încă o parte importantă a oricărui proiect de succes. Dar timpul, resursele și domeniul de aplicare nu sunt singurii parametri care îi determină succesul. Hai să vedem ce alte aspect au impact. 

Aspecte precum:

• Riscuri 👉 De exemplu, depășești bugetul alocat, nu livrezi rezultatul la timp sau un membru al echipei se îmbolnăvește – toate acestea pot afecta fundamental întregul proiect. Cum poți preveni complicațiile? Recomandarea noastră: cu o analiză SWOT.
• Calitate 👉 Știi care sunt așteptările clientului privind calitatea livrabilelor? Ați convenit asupra unei marje de toleranță (de exemplu, atunci când produci o masă de sufragerie ± 1 cm)? În mod obișnuit, managerii de proiect întocmesc un plan de management al calității, pentru astfel de cazuri.
• Beneficii 👉Ce beneficii ar trebui să aducă proiectul companiei? Și acesta este un aspect important care poate impacta derularea proiectului.

Un avantaj semnificativ al managementului agil este focusul pe livrarea de rezultate optime. Acesta este motivul pentru care product owner-ul se implică activ în proiecte și regândește pe parcurs domeniul de aplicare, ajustându-l acolo unde este necesar, pentru a aduce beneficiile scontate.

Vratislav Cermak, consultant în productivitate personală și management de proiect

Prin urmare, trebuie avute în vedere atât la costul proiectului, cât și importanța acestuia – ce contribuție va aduce proiectul societății? Și ce contribuție va aduce afacerii tale?, explică pe scurt Jan Rezac, consultant și web designer.

Cum diferă lucrul cu triplul imperativ în gestionarea proiectelor atunci când vine vorba de metodele mai tradiționale, tip waterfall sau agile?

În proiectele gestionate conform modelului waterfall, scopul este stabilit încă de la început (putem lua exemplul construirii unei case cu patru etaje). Timpul și costurile alocate se ajustează în consecință și trebuie să faci compromisuri pe parcurs – depășește bugetul, extinde proiectul ca durată…Probleme imprevizibile pot apărea oricând.

În cazul proiectelor agile, triunghiul este răsturnat: știi până când trebuie să livrezi rezultatele și care sunt costurile implicate. Scopul proiectului, pe de altă parte, este un parametru care oscilează – îl modifici în funcție de timpul și resursele rămase. 

Cum producătorii filmului Titanicului (nu) au luat în considerare triunghiul managementului de proiect

Extinderea obiectivului, depășirea timpului și a bugetului alocat – sunt toate aspecte pe care creatorii filmului Titanic le-au neglijat. În mod obișnuit, această deviere de la logica triunghiului managementului de proiect, nu dă roade. ☝️ Dar dânșii avut noroc. De la 110 milioane de dolari inițiali (și aceasta era deja o sumă astronomică în 1997), prețul final a ajuns la 200 de milioane de dolari, iar filmul a fost finalizat cu o jumătate de an mai târziu. Totuși, a ajuns să fie primul film din lume, care a încasat peste 2 miliarde de dolari și a câștigat numeroase premii, inclusiv câteva premii Oscar.

În concluzie

Acum știi cum să lucrezi cu magicul Project Management Triangle, îi cunoști foarte bine toți cei trei parametri, așa că nu-ți mai rămâne decât să-l pui în aplicare. Îți va economisi timp, bani și, cu siguranță, te va scuti de o mare parte din stresul pe care-l presupune managementul proiectelor.

Iar dacă nu vrei ca proiectul tău să arate în final astfel…

… folosește cu încredere Freelo. 😉

Freelo team 9. 8. 2023